وظيفة مدير إدارة Administration Manager - شركة Gulf Marketing Group في دبي

[uae_jobs]

تعلن شركة Gulf Marketing Group عن توفر وظيفة مدير إدارة Administration Manager للعمل في دبي


ملخص العمل:

سيكون صاحب الدور مسؤولاً عن إدارة الوظائف الإدارية اليومية لـ GMG لضمان أداء الوظائف بطريقة فعالة ووفقًا لسياسات وإجراءات GMG. صاحب الدور مسؤول أيضًا عن توريد السلع والخدمات المطلوبة إلى الإدارات المعنية في GMG. سيتم تنسيق هذا الدور مع البائعين والمستخدمين النهائيين لمراقبة أنشطتهم وضمان الامتثال للمبادئ التوجيهية المعمول بها.



المسؤوليات:


· يساعد في تطوير الاستراتيجية والخطط للإدارة الإدارية

· إعداد الميزانية السنوية للإدارة الإدارية وإدارتها وتأمين الموافقة اللاحقة وتتبع النفقات وضمان الالتزام بالميزانية

· يحدد إطار العمل والسياسات للإدارة الإدارية ويضمن الامتثال لمعايير الجودة الداخلية

· يتعاون مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين لضمان التنفيذ السلس للخدمات داخل وخارج قسم الإدارة



المسؤوليات الأساسية:

· يضمن التشغيل السلس لجميع الخدمات الإدارية الخارجية مثل الطلبات الداخلية للمواد والمواد الاستهلاكية ، والتموين ، والاتصالات ، والأسطول ، إلخ.

· يقود ويوجه التحسينات المستمرة في كفاءة العملية وتقليل التكلفة داخل أنشطة الإدارة

• يشرف على أنشطة وظيفة الإدارة في توفير خدمات فعالة من حيث التكلفة وفي الوقت المناسب والجودة عبر المجموعة

· يراقب ويتحقق من مصروفات الإدارات للتأكد من أن جميع الأنشطة المنفذة تتماشى مع معايير السياسة

· يطور وينفذ السياسات والإجراءات التي تحكم عملية طلب الشراء للمواد والسلع والخدمات

· يوجه ويدير ويراقب المفاوضات مع موردي الخدمات الرئيسية وأسعار العقود الهامة وشروط الائتمان وغيرها من شروط الاتفاقية مع الإدارات الضرورية وعلى أساس اتفاقيات الصفقات التنافسية

· إدارة اتفاقيات مستوى الخدمة مع المقاولين والبائعين والموردين لضمان تقديم خدمة عالية الجودة. ويشمل ذلك حسابات الشركات الخاصة باللوازم المكتبية والخدمات الداخلية وما إلى ذلك.

· يوجه ويدير العناية الواجبة للمقاولين والموردين الجدد وفقًا لمعايير التأهيل المحددة

· يعمل كنقطة اتصال رئيسية بين GMG والموردين / الموردين لتسهيل أي طلبات وحل أي مشاكل

· يحلل وينظم عمليات المكتب وإجراءاته مثل تدفق المراسلات وطلب الإمدادات واستقبال المكاتب والسكرتارية وصيانة المباني والآلات المكتبية ويضع إجراءات وممارسات مراسلات موحدة


الاهداف:

· يحدد الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية لكل عضو في الفريق ويضمن التنفيذ الفعال لعملية إدارة أداء GMG

· تنمية المواهب داخل الفريق من خلال تقديم التوجيه والإرشاد والتدريب لتحقيق الأهداف المحددة وفريق عالي الأداء.

· يقود ثقافة التغذية الراجعة والتدريب في وحدة الأعمال / القسم من خلال تقديم التغذية الراجعة بشكل مستمر ، وتحديد احتياجات التطوير وتدريب الموظفين على مجالات التحسين

المؤهلات والشهادات التعليمية

· درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال

· يفضل درجة الماجستير في إدارة الأعمال

يفضل المؤهلات في إدارة المشاريع



الخبرة:

· ما لا يقل عن 5-10 سنوات من الخبرة ذات الصلة مع 4 سنوات على الأقل في دور مماثل

مهارات

مهارات اللغة:

· اللغة الإنجليزية كتابة وتحدثا ضرورية ، ويفضل العربية

مهارات اضافية

· مهارات التفاوض

· مهارات تنظيمية

· مهارات التواصل

التفاعلات الرئيسية

التفاعلات الداخلية

· مجلس GMG

· أقسام GMG المختلفة / وحدات الأعمال / الأقسام

· تمويل GMG

التفاعلات الخارجية

· الباعة / الموردون



Job Summary
The role holder will be responsible for managing day to day administration functions of GMG to ensure that the functions are performing in an efficient manner and as per GMG’s policies and procedures. The role holder is also accountable for supplying requested goods and services to the concerned departments of GMG. This role will coordinate with vendors and end-users to monitor their activities and ensuring compliance to established guidelines.

Accountabilities
Strategic Responsibilities:
· Assists in developing the strategy and plans for the Admin Department
· Prepares and manages the annual budget for the Admin Department and secures subsequent approval, tracks expenditure and ensures adherence to the budget
· Defines the operating framework and policies for the Admin Department and ensures compliance with internal quality standards
· Collaborates with internal and external stakeholders to ensure seamless execution of services within and outside the Admin Department

Core Responsibilities:
· Ensures the smooth operations of all outsourced administrative services such as Internal Requests for material and consumables, Catering, Communication, Fleet, etc.
· Leads and directs continuous improvements in process efficiency and cost minimization within the Department’s activities
· Oversees the activities of the Administration function in the pr***sion of cost effective, timely and quality services across the Group
· Monitors and validates departmental expenses to ensure that all the activities undertaken are in line with the policy standards
· Develops and implements policies and procedures to govern the Purchase Request process for materials, goods and services
· Directs, manages and monitors negotiations with suppliers of major services and critical contracts prices, credit terms and other conditions of the ag****ent with the necessary Departments and based on competitive deal Ag****ents
· Manages service level ag****ents with contractors, vendors and suppliers to ensure high quality of service is pr***ded. This includes corporate accounts for office supplies and internal services and etc.
· Directs and manages due diligence for new contractors and suppliers according to the defined prequalification criteria
· Acts as a main point of contact between GMG and vendors/suppliers for facilitating any requests and resolve any issues
· Analyses and organizes office operations and procedures such as flow of correspondence, requisition of supplies, office reception and secretaries, building maintenance, office machinery and establishes uniform correspondence procedures and practices

People Management:
· Defines goals and key performance indicators for each member of the team and ensures effective implementation of the GMG’s performance management process
· Develops talent within the team by pr***ding guidance, mentoring and coaching to achieve the defined goals and a high performance team.
· Drives a culture of feedback and coaching in the Business Unit/ Department by pr***ding feedback on an ongoing basis, identifying development needs and coaching the employees on the areas of improvement


· Bachelor’s Degree in Business Administration
· Master’s degree in Business Administration is preferred
· Qualifications in Project Management is preferred

Experience
· A minimum of 5 -10 years of relevant experience with at least 4 years in a similar role
Skills
******** skills
· Written and spoken English is essential, Arabic is preferred
Additional skills
· Negotiation skills
· Organizational skills
· Communication skills
Key Interactions
ï»؟Internal Interactions
· GMG Board
· GMG various Divisions/Business Units/Departments
· GMG Finance
External Interactions
· Vendors / Suppliers


للتقديم اصغط هنا

[Badi]

شكرا لك