وظيفة مساعد تنفيذي Executive Assistant - شركة Four Principles في دبي

[uae_jobs]

تعلن شركة Four Principles عن توفر وظيفة مساعد تنفيذي Executive Assistant للعمل في دبي


الهدف الرئيسي:

مساعدة الشركاء الإداريين على النحو المطلوب فيما يتعلق بالمهام المتعلقة بالموارد البشرية ، والتوظيف ، والإعداد ، وإدارة موقع الشركة ، والاتصالات ، وإدارة المكاتب


المهام الأساسية:

التوظيف [تحديد المصادر / وضع قائمة مختصرة / الاحتفاظ بقاعدة البيانات / التعليقات / ترتيب المقابلات / حجز رحلة طيران وفنادق للمرشحين الأجانب / صياغة العروض]
التهيئة [إصدار التأشيرات / التعريف] والإقامة على متن الطائرة [إلغاء التأشيرة]
حضور معارض التوظيف على المستوى الإقليمي [الاتصال بالجامعات / إدارة الأصول اللازمة لمعارض التوظيف مثل الكتيبات / تصميم الكشك / إلخ.]
إدارة الإجازات [تحديث طلبات الإجازة]
خدمات الموظفين [إدارة الطلبات المتعلقة بالموارد البشرية للفريق]
إدارة قاعدة بيانات الموارد البشرية وسجلات الموظفين
قراءة وترجمة المقالات والبيانات الصحفية والمحتوى لموقع الشركة على الويب
اعمل مع مديري المشاريع الداخليين الرئيسيين لتبادل الأفكار وتطوير المحتوى لموقع الشركة على الويب
الحفاظ على محتوى / صفحات الموقع على أساس منتظم
الاتصال بالوكالات الخارجية بشأن الحملات والتصاميم / الأعمال الفنية المطلوبة
الإشراف على إخراج / إنتاج / تحرير الفيديو (مقاطع فيديو شهادات العميل / مقاطع فيديو الشركات)
تقييم نتائج الحملات الاتصالية وتقديم تقارير شهرية للإدارة
بناء والحفاظ على علاقات مع الصحفيين / المحررين الخارجيين والموردين الخارجيين الرئيسيين
إدارة الطلبات المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات بين الفريق وشركة تكنولوجيا المعلومات الخارجية
إدارة الأحداث [تنظيم أحداث الشركة / الاحتفالات السنوية لجوائز كايزن]
إدارة المكتب العام والتعامل مع منطقة الاستقبال [موردي المكتب / القرطاسية / الرد على المكالمات / التأكد من صيانة كل شيء في المكتب]
العمل على مشاريع التحسين الداخلي المستمر


المهارات المطلوبة:

3 سنوات من الخبرة العملية كحد أدنى ويفضل أن يكون ذلك في الإدارة ؛ الخبرة في الموارد البشرية ميزة إضافية
إجادة اللغة الإنجليزية واللغة الأم هي ميزة إضافية
معرفة متقدمة بتطبيقات Microsoft Office (PPT ، Excel ، MS Word)
مهارات ممتازة في إدارة الوقت والتحليلي وحل المشكلات والتفكير المنطقي والاتصال
مستوى عال من الالتزام والمثابرة
القدرة على العمل تحت الضغط وفي بيئة سريعة الوتيرة
الاستعداد للسفر إلى المملكة العربية السعودية وإقليمياً حوالي 3 مرات سنوياً


التعليم:

يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في الموارد البشرية أو إدارة الأعمال ولكنها ليست إلزامية



Main Objective
Assist the Managing Partners as required regarding HR related tasks, recruitment, onboarding, company website management, communications and office administration


Key Responsibilities

• Recruitment [sourcing / shortlisting / maintaining database / feedback / arranging interviews / booking flight and hotels for overseas candidates / drafting offers]
• Onboarding [Visas Issuance / Induction] and Offboarding [Visa Cancelation]
• Attend career fairs regionally [contacting universities / managing assets needed for career fairs such as brochures / booth design / etc.]
• Leave management [updating leave requests]
• Employee Services [managing team's HR related requests]
• Manage HR database and employee records
• Proof-read and translate articles, press releases, and content for the company website
• Work with key internal Project Managers to brainstorm and develop content for the company website
• Maintain website content / pages on a regular basis
• Liaise with external agencies on campaigns and designs/artwork needed
• Overseeing video direction/production/ editing (client testimonial videos / corporate videos)
• Evaluate results of communication campaigns and submit monthly reports to management
• Build and maintain relationships with external journalists/editors and key external suppliers
• Manage IT related requests between the team and outsourced IT company
• Event management [organize company events / kaizen awards annual ceremonies]
• General office administration and handling reception area [office suppliers / stationary / answering calls / making sure everything in the office is maintained]
• Work on internal continuous improvement projects

Required Skills

• Minimum 3 years of work experience preferably in Administration; experience in HR is a plus
• Fluent command of English and Native command of Arabic is a plus
• Advanced knowledge of Microsoft Office applications (PPT, Excel, MS Word)
• Excellent time management, analytical, problem-solving, logical thinking and communication skills
• High level of commitment and perseverance
• Ability to work under pressure and in a fast pace environment
• Willingness to travel to Saudi Arabia and regionally around 3 times annually

Education
Bachelor Degree in HR or Business Administration is preferred but not mandatory


للتقديم اضغط هنا

[Badi]

شكرا لك