وظيفة مساعد شخصي شاغرة Personal Assistant - شركة Parkerconnect بابوظبي

[uae_jobs]

اعلنت شركة Parkerconnect بابوظبي عن وظيفة مساعد شخصي شاغرة Personal Assistant وذلك للعمل في ابوظبي

لتوفير ومساعدة المؤسس في جميع بروتوكولات الضيافة ، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر ، مخزون العناصر الشخصية ، وحفظ المستندات ، والرد على الهواتف ، وأخذ / إرسال الرسائل ، والحفاظ على تقويمات المواعيد ، وإجراء ترتيبات السفر ، وضمان حسن سير جميع أنشطة المؤسس ، وأداء المهام الإدارية المهام والعمل بشكل وثيق مع الموظفين الحاليين في المكتب وفي مقر إقامة المؤسس.


المهارات المطلوبة:



خبرة في مجال الضيافة

مهارات إدارة المكتب والخدمة (خلفية أو خبرة رسمية أكثر)

المهارات الاجتماعية الجيدة وإدارة شؤون الموظفين

المرونة مع ساعات العمل المتأخرة وعطلات نهاية الأسبوع والعطلات الرسمية.

القدرة على العمل في مجموعة متنوعة من المشاريع في وقت واحد (متعددة المهام)

القدرة على إكمال جميع المهام المحددة في الوقت المحدد

موثوقية العمل المثبتة والاجتهاد والتفاني والاهتمام بالتفاصيل

مطلوب للسفر إلى الخارج (في الخارج)

مهارات الكمبيوتر: معرفة أساسيات Microsoft Office (Word و Excel و PowerPoint والإنترنت - Outlook و Zoom و Microsoft team و Skype وما إلى ذلك)



المسؤوليات / الواجبات الرئيسية:



التعامل مع الضيوف بطريقة مهنية ومحترمة ويلعب دورًا مهمًا في معالجة الطلبات أو المشكلات الخاصة.

مساعدة المؤسس في تخطيط وتنظيم الفعاليات والحفلات والاجتماعات.

الإشراف والمشاركة في إعدادات المائدة المناسبة والاستعدادات الترفيهية.

الإشراف على احتياجات الفعاليات والحفلات والاجتماعات.

تخطيط وتنظيم ترتيبات السفر (الإقامة ، النقل ، التأشيرة ، إلخ) داخل وخارج الدولة.

إدارة جميع الاحتياجات الشخصية للمؤسس وفقًا لطلباتها.

قم بجدولة والعمل بشكل وثيق مع الموظفين الآخرين على مختلف البائعين والمقاولين المنزليين.

قم بإدارة جدول المؤسس وتأكد من أن جميع أفراد الأسرة يعرفون المكان الذي يجب أن يكونوا فيه في أي وقت.

مرافقة المؤسس للاجتماعات والمناسبات ومواعيد الأطباء وأي زيارات أخرى مطلوبة.

مراجعة الفواتير الشهرية للشؤون الشخصية للمؤسس وتحمل توثيقها بشكل صحيح.

أداء خدمات الضيافة على النحو المطلوب (الترحيب بالضيوف ، وتقديم المرطبات ، وما إلى ذلك).

افهم مفاهيم مثل أن تكون استباقيًا ، ودودًا ولكن ليس مألوفًا ، وحماية خصوصية المؤسس والضيوف.

تأكد من وصول جميع الشحنات للممول في الوقت المحدد ، والتنسيق والإشراف المناسبين لبائعي الخدمة و / أو السعاة.

الرد على المكالمات الهاتفية وتلقي الرسائل نيابة عن المؤسس واستقبال الضيوف عند الباب والإشراف على استقبال الزوار.

الإشراف والمشاركة في التعبئة والتفريغ العائلي للسفر.

التنسيق مع موظفي المنزل الآخرين حسب الحاجة (العمليات اليومية ، إيجازات المكتب) ، وكذلك مع الأجزاء الأخرى من مؤسسة المؤسس.

سيُطلب منه إبلاغ المكتب ، إذا لزم الأمر.

سيُطلب منهم العمل كموظفين احتياطيين في المكتب عند الحاجة.

احرص دائمًا على السرية التامة والاحترافية.

أي مهام إضافية بناء على طلب المؤسس


To provide and assist the founder on all hospitality protocols, including but not limited to personal items inventory, filing documents, answering telephones, taking/sending messages, maintaining appointment calendars, making travel arrangements, ensuring the smooth running of all founder’s activities, performing administrative tasks and working closely with the existing staff in the office and at the residence of the founder.

Direct Reports To

The Founder

Internal Communication

• All staff within the Residence
• All staff within departments/sections of office
  

External communication

• Group staff
• Supplier/Vendors of contracted services
  
  

Working Hours

• from 9:00 am to 7:00 pm (She will be required to be present at any other time as requested by the founder.)
• one day off per week
  
  

Required Skills

• experience in the field of hospitality
• office management and service skills (more formal background or experience)
• good social skills and personnel management
• flexibility with late working hours, weekends and public holidays.
• ability to work on a variety of projects simultaneously (multi-tasking)
• ability to complete all given tasks on time
• proven job reliability, diligence, dedication, and attention to details
• required to travel abroad (overseas)
• computer skills: knowledge of basic Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Internet – Outlook, Zoom, Microsoft team, Skype, etc.)
  
  

Key Responsibilities/Duties

• Interacting with guests in a professional and respectful manner and plays an important role in addressing special requests or problems.
• Helping the founder to plan and organize events, parties, meetings set up.
• Oversee and participate in proper table settings and entertainment preparations.
• Overseeing the needs of events, parties and meetings’ attendees.
• Planning and organizing traveling arrangements (accommodation, transportation, visa, etc.) inside and outside the country.
• Manage all the personal needs of the founder according to her requests.
• Schedule and work closely with other staff on various household vendors and contractors.
• Manage the founder schedule and make sure that all family members knows where she needs to be at any given time.
• Escort the founder for meetings, events, doctors’ appointments and any other required visits.
• Review monthly invoices for personal affairs of the founder and endure that they are properly documented.
• Perform hospitality services as required (welcoming guests, serving *******ments, etc.).
• Understand concepts like being anticipatory, friendly but not familiar, protecting the privacy of the founder and guests.
• Assure that all shipments for the funder arrive on time, proper coordination and supervision of service vendors and/or couriers.
• Answer phone calls, take and messages on behalf of the founder receive guests at the door and supervise the reception of visitors.
• Oversee and participate in family packing and unpacking for traveling.
• Coordinate with other house staff as needed (daily operations, office briefings), as well as with other parts of the founder's organization.
• Will be required to report to office, if necessary.
• Will be required to serve as backup staff in the office when required.
• Always ensure complete confidentiality and professionalism.
• Any additional tasks as per the founder's request

للتقديم اضغط هنا