وظيفة مدير مكتب الاستقبال Front Desk Manager - شركة Rosewood Abu Dhabi في ابوظبي

[uae_jobs]

تعلن شركة Rosewood Abu Dhabi عن توفر وظيفة مدير مكتب الاستقبال Front Desk Manager للعمل في ابوظبي


الوظيفة الأساسية:

مسؤول عن إدارة جميع وظائف المكتب الأمامي وفقًا لمعايير الفندق. يوجه ويحافظ على فلسفة الخدمة والإدارة التي تعمل كدليل للزميل المعني.


المسؤوليات:


· يحافظ على المعرفة الكاملة والامتثال لجميع سياسات الإدارة وإجراءات الخدمة والمعايير.


· يضمن الحفاظ على المعايير على مستوى عالٍ على أساس يومي.


· يحافظ على المعرفة الكاملة في جميع الأوقات:

جميع ميزات / خدمات الفندق ، ساعات العمل.
جميع أنواع الغرف وأرقامها وتصميمها وديكورها ومواعيدها وموقعها.
جميع أسعار الغرف والحزم الخاصة والعروض الترويجية.
عدد المنازل اليومية والوافدين / المغادرين المتوقعين.
حالة توافر الغرفة في أي يوم معين.
الأنشطة الجماعية المجدولة والمواقع والأوقات.
جميع سياسات وإجراءات الفنادق والإدارات.


· يجتمع مع مدراء مساعدي مكتب الاستقبال والمكتب الأمامي ومشرفي PBX ورئيس Bellman على أساس منتظم لمراجعة حالة الأعمال والمشاريع الجارية.


· المراقبة والتأكد من أن منطقة مكتب الاستقبال ، بما في ذلك اللوبي ومنطقة الكونسيرج ، يتم الحفاظ عليها نظيفة ومنظمة ومجهزة بطاقم في جميع الأوقات.


· يضمن أن المعلومات الحالية عن الأسعار والباقات والعروض الترويجية متوفرة في مكتب الاستقبال وأن جميع المنتسبين على دراية بذلك.


· مراجعة مستويات العمل اليومية ، وتوقع المواقف الحرجة والتخطيط لحلول فعالة لتسريع هذه المواقف على أفضل وجه.


· يعين واجبات العمل للمنتسبين وفقا لإجراءات الإدارات. ينقل الإضافات أو التغييرات على المهام عند ظهورها طوال فترة التحول. يحدد المواقف التي تعرض معايير القسم للخطر وتفوض هذه المهام.


· عقد اجتماع ما قبل المناوبة مع المنتسبين ومراجعة جميع المعلومات ذات الصلة بأعمال اليوم.


· يتفقد الاستمالة والملابس المنتسبين. يصحح أي أوجه قصور.


· فحص الخطط والتأكد من أن جميع المواد والمعدات جاهزة تمامًا للخدمة. تصحيح أوجه القصور مع الأفراد المعنيين.


· يتفقد فتح ملف ، PMs وفتح الاعتمادات لضمان عدم وجود المبالغ المستحقة


· مراقبة إجراءات صناديق الأمانات. يراجع دقة البطاقات مع التوقيعات الصحيحة ويضمن توفر المفاتيح.


· مراقبة جمع بريد الضيف والتأكد من معالجته وفقًا للإجراءات.


· يراقب ويضمن معالجة الخروج السريع من خلال النظام بشكل صحيح وفقًا لمعايير تسجيل الخروج بالفندق.


· يراقب تفاعل المنتسبين مع الضيوف ، مما يضمن خدمة سريعة ومهذبة ؛ حل التناقضات مع الموظفين المعنيين.


· يساعد المنتسبين لوظائفهم الوظيفية لضمان الخدمة المثلى للضيوف.


· مراقبة ردود أفعال الضيف والتشاور بشكل متكرر مع المنتسبين لضمان رضا الضيف.


· توقع احتياجات الضيوف ، والاستجابة على الفور وتقدير جميع الضيوف ، مهما كان مشغولاً وفي أي وقت من اليوم.


· يعزز علاقات الضيوف الإيجابية في جميع الأوقات.


· يضمن أمن الوصول إلى غرف النزلاء.


· يراقب ويضمن أن جميع إجراءات الصراف تتوافق مع السياسات والمعايير المحاسبية:

البنوك المتعاقد عليها
النقص / الزيادات
الرسوم المتأخرة
المصروفات النثرية / المبالغ المدفوعة
التعديلات
رسوم الترحيل
صنع التغيير للضيوف
صرف الشيكات الشخصية / السياحية للضيف
طرق الدفع / المعالجة عند تسجيل الوصول
تسوية الحسابات

11. التقارير الختامية

12. تقرير أمين الصندوق

13. موازنة الإيصالات

14. إسقاط إيصالات العمل اليومي

15. تأمين البنوك في جميع الأوقات


يساعد المنتسبين إلى تسريع مدفوعات المشكلة.


· توقع حالات البيع بالكامل ومعرفة عدد الغرف المحجوزة بشكل زائد. حدد أماكن إقامة بديلة للضيوف ونقل النزلاء باتباع سياسات وإجراءات الفندق.


· تدقيق فنادق المنطقة المحيطة يوميًا لمعرفة حالة الغرف وأسعارها وأسعار الخصم والباقات. الحفاظ على القائمة الحالية لتحديد المواقع المتاحة لحالات الانتقال.


· يستعرض تقرير الوصول للتأكد من دقته واكتماله.


· التأكد من أن جميع الشخصيات الهامة مسجلة مسبقًا وفقًا للمعايير.


· يعمل بشكل وثيق مع التدبير المنزلي والهندسة لضمان حالة دقيقة لكل غرفة ، واستعداد الغرف لتسجيل الوصول والإبلاغ عن مخاوف النزلاء.


· طباعة تقرير الطلب الخاص والكتل حسب المواصفات.


· يوازن أنواع الغرف يومياً حسب إجراءات القسم.


· طباعة تقرير الشيكات الائتمانية ومراجعة حالة كل حساب. يتابع الحسابات التي تتجاوز حدود الائتمان المعتمدة.


· يستأنف استعراض المجموعات القادمة. إجراءات الدخول / التسجيل المسبق.


· ينسق وقت تسليم وسائل الراحة مع خدمة الغرف ، وضمان التسليم في الوقت المناسب.


· تراقب وصول كبار الشخصيات. يحييهم ويرافقهم إلى غرفتهم.


· يستعرض طلبات

OVERVIEW/BASIC **********
Responsible for the management of all front office functions in accordance with hotel standards. Directs implements and maintains a service and management philosophy which serves as a guide to respective associate.


RESPONSIBILITIES:


· Maintains complete knowledge of and comply with all departmental policies, service procedures and standards.


· Ensures that standards are maintained at a superior level on a daily basis.


· Maintains complete knowledge at all times of:

1. All hotel features/services, hours of operation.
2. All room types, numbers, layout, décor, appointments and location.
3. All room rates, special packages and promotions.
4. Daily house count and expected arrivals/departures.
5. Room availability status for any given day.
6. Scheduled in-house group activities, locations and times.
7. All hotel and departmental policies and procedures.

· Meets with Front Desk Assistant Managers, Front Desk, PBX supervisors and Head Bellman on regular basis to review business status and ongoing projects.


· Monitors and ensure that Front Desk area, including lobby and concierge area, are kept clean and organized and manned at all times.


· Ensures that current information on rates, packages and promotions are available at the Front Desk and that all associate is knowledgeable on such.


· Reviews the daily business levels, anticipate critical situations and plan effective solutions to best expedite these situations.


· Assigns work duties to associate in accordance with departmental procedures. Communicates additions or changes to the assignments as they arise throughout the shift. Identifies situations, which compromise the department's standards and delegate these tasks.


· Conducts pre-shift meeting with associate and reviews all information pertinent to the day's business.


· Inspects grooming and attire of associate; rectifies any deficiencies.


· Inspects plans and ensures that all materials and equipment are in complete readiness for service; rectify deficiencies with respective personnel.


· Inspects Open Folio, PMs and open credits to ensure no outstanding amounts


· Monitors safe deposits box procedures; audits accuracy of cards with proper signatures and ensures availability of keys.


· Monitors guest mail collection and ensure that it is processed according to procedures.


· Monitors and ensures that express checkouts are processed through the system correctly in accordance with hotel checkout standards.


· Monitors the associates' interaction with guests, ensuring prompt and courteous service; resolve discrepancies with respective personnel.


· Assists associate with their job functions to ensure optimum service to guests.


· Observe guest reactions and confer frequently with associate to ensure guest satisfaction.


· Anticipate guests' needs, respond promptly and acknowledge all guests, however busy and whatever time of day.


· Promotes positive guest relations at all times.


· Ensures security of guestroom access.


· Monitors and ensures that all cashiering procedure comply with Accounting policies and standards:

1. Contracted banks
2. Shortages/overages
3. Late charges
4. Petty cash/paid outs
5. Adjustments
6. Posting charges
7. Making change for guests
8. Cashing personal/travelers checks for guest
9. Payment methods/processing at check-in
10. Settling accounts

11. Closing reports
12. Cashier report
13. Balancing receipts
14. Dropping receipts of daily work
15. Securing banks at all times


· Assists associate with expediting problem payments.


· Anticipates sold-out situations and know how many rooms are overbooked. Locate alternative accommodations for guests and relocate guests, following hotel policies and procedures.


· Audits surrounding area hotels daily for status of rooms, rates, discount rates and packages. Maintain current list of available locating for relocate situations.


· Reviews the arrival report for accuracy and completeness.


· Ensures that all VIPs are pre-registered according to standards.


· ***** closely with Housekeeping and Engineering to ensure accurate status of each room, readiness of rooms for check-in and to report guest concerns.


· Prints special request report and blocks according to specifications.


· Balances room types daily according to departmental procedures.


· Prints credit checks report and review status of each account. Follows up on accounts beyond approved credit limits.


· Reviews resumes for arriving groups; check-in/pre-registration procedures.


· Coordinates delivery time of amenities with Room Service, ensuring timely delivery.


· Monitors VIP arrivals; greets and escorts them to their room.


· Reviews requests for late checkouts and approves according to occupancy. Communicates such to Housekeeping


· Reviews all out-of-order rooms daily with respective departments to determine most current status and estimated date for return to room inventory.


· Prints report on discrepant rooms, researches discrepancies and enters current status accordingly.


· Completes bucket check nightly according to departmental procedures.


· Ensures all closing duties for associate are completed before associate signs out.


· Conducts ongoing training with existing associate.


· Pr***des feedback to associate on their performance. Handles disciplinary problems and counsel associates according to hotel standards.


· Fosters and promotes a cooperative working climate, maximizing productivity and associate moral.


· Prepares and submits daily/weekly payroll records.


· Documents pertinent information in department logbook.


· Tackles daily complaints and maintains high guests satisfaction by ensuring each shortfall is followed up


· Completes all paperwork and closing duties in accordance with departmental standards.


· Reviews status of assignments and any follow-up action with on -coming Assistant Manager.


· Exhibits a friendly, helpful and courteous manner when dealing with guests and fellow associates.


· Energizes up-sell programs, monitors performance and sets KPIs for the team in order to achieve departmental goals


· All other duties as required.


OSHAD RESPONSIBILITIES:


While at work, (and while on work premises) an associate shall:


· Take reasonable care of their own health and safety.


· Take reasonable care of the health and safety of a person and the workplace, that may be affected by their acts or omission at work;


· Cooperate with full compliance with Hotel’s developed OSHMS policies, OSHMS procedures & operational ***** instruction in order to protect the health and safety of the people.


· Report to immediate supervisor any situation which they have reason to believe could present a hazards and which they cannot themselves correct;


· Report all OSH incidents and work related injuries; and


· Not intentionally or recklessly interfere with or misuse anything pr***ded (e.g. Equipment & machineries, PPE, etc.) at the Hotel’s workplace in the interest of health, safety, welfare or protection or management of the workplace.


· Participate in conduct of OSH related planning and implementation in order to achieve the Hotel’s OSH objectives, targets & program.


· Attend all training arranged by Hygiene, Health & Safety Manager such as OSH training, safety Induction, on the job training, tool box talks, etc.


ACCOUNTABILITY:


· Held accountable and committed whatever it takes to comply with the company’s OSHMS Policies, OSHMS Procedure, & Operational ***** Instruction and any other relevant legislation applies within the organization.


· Held accountable to take care of his own health and safety, other person in the workplace that may be affected by their acts or omission at work.


· To report to his supervisor or respective Manager.


QUALIFICATIONS:


· Experience: Two years’ supervisory experience at a Front Desk preferably in a luxury or ultra-
luxury hotel.


· Education: High school diploma; some college.


· General Skills: Must be able to perform job functions with attention to detail, speed and accuracy; prioritize, organize and follow-up; be a clear thinker, remaining calm and resolving problems using good judgment; follow directions thoroughly; understand a guest’s service needs; work cohesively with co-******* as part of a team; work with minimal supervision; maintain confidentiality of guest information and pertinent hotel data.


· Technical Skills: Ability to suggestively sell available rooms; ability to input and access information into System; ability to remain calm and courteous with demanding/difficult guests; ability to perform job functions to standards under pressure; ability to ensure security and confidentiality of guests; ability to work without directs supervision.


· ********: Required to speak, read and write English, with fluency in other languages preferred.


· Physical Requirements: Must be able to exert physical effort, endure various physical movements throughout the work areas, reach up and down, remain stationary at times throughout work periods, and satisfactorily communicate with guests and co-******* to their understanding.


· Licenses & Certifications: None required


للتقديم اضغط هنا