وظيفة مدير مكتب Office Administrator - شركة Confidential Company في راس الخيمة

[uae_jobs]

تعلن شركة Confidential Company عن توفر وظيفة مدير مكتب Office Administrator للعمل في راس الخيمة


المرشح المثالي سيكون مسؤولاً عن تنظيم وكفاءة عمليات المكتب اليومية. من جدولة اجتماعات العميل ، إلى التواصل بين الإدارات ، ستكون مسؤولاً عن إكمال المهام متعددة المستويات بطريقة احترافية وفي الوقت المناسب.

دقيقة. 2-4 سنوات خبرة في الدور الإداري



المسؤوليات:

إدارة منطقة الاستقبال والموظفين لضمان التواصل الفعال داخليًا وخارجيًا
تزويد ضيوف المكتب بتجربة مضيافة
الإشراف على صيانة مساحات المكاتب والمعدات والمرافق
التفاعل مع موظفي تكنولوجيا المعلومات والهاتف والبناء حسب الحاجة
يرتب الاجتماعات عن طريق جدولة أوقات الاجتماعات المناسبة ، وحجز الغرف ، وتخطيط المرطبات
يدير المراسلات من خلال الرد على رسائل البريد الإلكتروني وفرز البريد
يساعد في تخطيط وتنظيم الأحداث ، بما في ذلك تنظيم تقديم الطعام
يتعامل مع النفقات ودورات الفواتير
يدير منطقة الاستقبال ويهتم بالزوار
الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها حسب الضرورة
مسودات وتنسيقات وطباعة المستندات ذات الصلة
يحافظ على قوائم المخزون ويطلب اللوازم المكتبية حسب الحاجة
يدير طلبات نفقات الموظفين
يتفاعل مع المديرين وينفذ طلباتهم
ينشئ جداول الأعمال ويدون ملاحظات الاجتماع
يساعد في أوامر الشراء والفواتير
يحتفظ بسجلات دقيقة لطلبات عطلة الموظفين
يدير البريد الصادر ويسجل البيانات على عمليات التسليم الخاصة
نسخ وملفات المستندات المناسبة حسب الحاجة
يحضر ورش العمل والمؤتمرات عند الطلب
قد يعتني بوظائف موقع الويب وملفات تعريف الوسائط الاجتماعية


المؤهلات:

الكفاءة في مجموعة Microsoft Office (Outlook و Excel و Word و PowerPoint وما إلى ذلك)
مهارات اتصال ممتازة الكتابية والشفوية
القدرة على تعدد المهام وتنظيم العمل وتحديد أولوياته

The ideal candidate will be in charge of the organization and efficiency of daily office operations. From scheduling client meetings, to communicating between departments, you will be responsible for completing multi-level tasks in a professional and timely manner.
Min. 2-4 years experience in Administration Role

Responsibilities

• Manage the reception area and staff to ensure effective communication both internally and externally
• Pr***de office guests with a hospitable experience
• Supervise the maintenance of office areas, equipment, and facilities
• Interact with IT, phone and building personnel as needed
• Arranges meetings by scheduling appropriate meeting times, booking rooms, and planning *******ments
• Manages correspondence by answering emails and sorting mail
• Assists in planning and arranging events, including organising catering
• Handles expenses and billing cycles
• Manages reception area and looks after visitors
• Answers phone calls and transfers them as necessary
• Drafts, formats, and prints relevant documents
• Maintains stock lists and orders office supplies as needed
• Manages staff expense requests
• Interacts with directors and carries out their requests
• Creates agendas and takes meeting notes
• Assists in purchase orders and invoicing
• Maintains accurate records for employee holiday requests
• Manages outgoing post and records data on special deliveries
• Photocopies and files appropriate documents as needed
• Attends *****hops and conferences when requested
• May take care of website functions and social media profiles

Qualifications

• Proficiency in Microsoft Office suite (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, etc.)
• Excellent written and verbal communication skills
• Ability to multi-task, organize, and prioritize work

للتقديم اصغط هنا