وظيفة مدير مكتب Office Manager - شركة Hult International Business School في دبي

[uae_jobs]

تعلن شركة Hult International Business School عن توفر وظيفة مدير مكتب Office Manager للعمل في دبي


سيكون المرشح المثالي قادرًا على تنسيق الاجتماعات وفعاليات المكتب الأخرى بشكل فعال. يجب أن يكونوا مرتاحين للرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتوزيع البريد على الموظفين والتعامل مع البريد الصادر. يجب أن يتمتعوا أيضًا بسلوك ودي حتى يتمكنوا من التفاعل بشكل فعال مع زوار المكتب ومقابلة المرشحين.

المسؤوليات:

o مسؤول عن تنسيق عملية الشراء للإمدادات المكتبية وتحسينات أماكن الإيجار بالتنسيق مع إدارة Hult.

o إدارة اللوازم المكتبية

o إدارة كشوف المرتبات المحلية ، وإعداد عقود العمل المحلية ، وإدارة بيانات الموظفين الداخلية

o جمع وإعطاء تحديثات منتظمة لجميع معايير العمل والترحيل من المكاتب الحكومية لإبقاء المكتب الرئيسي والإدارة على اطلاع جيد بأي تغييرات في الإجراءات والقواعد.

o إرسال ومتابعة وجمع جميع تأشيرات العمل والتجارية الجديدة لضمان التعامل مع التأشيرات ومعالجتها في الوقت المحدد.

o تجديد وتحديث ومواكبة تأشيرات وعقود العمل لجميع العمال وعائلاتهم في الوقت المحدد لضمان تحديث سجلات المنظمة في إدارتي العمل والهجرة.

o إرسال إخطار إلى الموظفين بشأن المستندات المطلوبة قبل انتهاء صلاحية التأشيرة.

o يتأكد من تحديث جميع الرخص التجارية والتجارية ، ومتابعة الموافقات والتصاريح الرسمية ، لمنع الانتهاكات غير الضرورية.

o قم بإعداد ومعالجة المستندات القانونية المطلوبة بدقة مثل تصديق عقد الإيجار في الوكالات الحكومية مثل وزارة الاقتصاد ووزارة المالية والجمارك والمحكمة وغرفة التجارة وإدارة المرور والبلدية.

o عند الحاجة ، قم بتمثيل الشركة في مكاتب مختلفة مثل سفارات المطارات ومركز الشرطة والوزارات / البلديات والإدارات الحكومية الأخرى.

o تعامل بشكل سريع ومثمر على الاستفسارات العامة حول وظائف PRO

o الحصول على تأشيرات من مختلف السفارات في دولة الإمارات العربية المتحدة للموظفين للسفر ذات الصلة بالعمل

o التعامل مع عملية الحصول على تصاريح الإقامة وما إلى ذلك.



المؤهلات:

خبرة في العمل الإداري والكتابي ، مع إتقان مجموعة Microsoft Office
مهارات اتصال قوية
قدرة قوية على تعدد المهام
سلوك ودود ومتفائل



The ideal candidate will be able to effectively coordinate meetings and other office events. They should be comfortable answering inbound phone calls, distributing mail to employees and handling outgoing mail. They should also possess a friendly demeanor so they can effectively interact with office visitors and interview candidates.




Responsibilities
o Responsible for coordinating the procurement process for office supplies and leasehold improvements in coordination with Hult Management.
o Manage office supplies
o Managing local payroll, set up of local employment contracts, and manage internal staff data
o Collect and give regular updates on all work and migration standards from the government offices to keep the Head Office and Management well informed for any changes in procedures and rules.
o Submit, follow-up and gather all new work and business visas to guarantee that the visas are handled and processed on time.
o Renew, update and keep up all ******* and their dependents’ visas and work contracts on time to guarantee that organization’s records are up to date in the labor and Immigration Departments.
o Send notification to employees on required documents before their visa expires.
o Makes sure all business and trade Licenses are updated, follow-up official approvals and permits, to prevent unnecessary violations.
o Accurately prepare and process required legal documents like rent contract attestation in government agencies such as Ministry of Economic, Ministry of Finance, Customs, Court, Chamber of Commerce, Traffic Department and Municipality.
o When the need arises, represent the company at different offices like Airport Embassies, Police Station, Ministries/Municipalities and other government Departments.
o Deal promptly and productively on general enquiries about PRO functions
o Acquire visas from different Embassies in UAE for staff members for business related travels
o Handle the process of getting residency permits etc.




Qualifications

• Experience with administrative and clerical work, with proficiency in Microsoft Office suite
• Strong communication skills
• Strong ability to multitask
• Friendly and upbeat demeanor

للتقديم اضغط هنا