وظيفة مساعد إداري تنفيذي Executive Administrative Assistant - شركة Al Sharekah University في الشارقة

[uae_jobs]

تعلن شركة Al Sharekah University عن توفر وظيفة مساعد إداري تنفيذي Executive Administrative Assistant في الشارقة

المنظمة

تلتزم جامعة الشارقة بتقديم تجربة تعليمية على مستوى عالمي تعد المتعلمين والقادة مدى الحياة بالمعرفة والمهارات المتكاملة. نحن متحمسون لبناء بيئة تعاونية ومستدامة تزرع مهارات القرن الحادي والعشرين وتعزز البحث الرائد والمنح الدراسية. نسعى لخدمة الاحتياجات الحالية والمستقبلية لمجتمعنا المحلي وخارجه من خلال تقديم برامج أكاديمية ومهنية مبتكرة.

منذ تأسيسها في عام 1997 ، نجحت الجامعة في أن تصبح واحدة من أفضل الجامعات داخل دولة الإمارات العربية المتحدة ، وتمكنت من ترك بصمتها في صناعة التعليم والبحث في جميع أنحاء العالم.


المهام المطلوبة:

بصفتك المساعد التنفيذي لنائب رئيس الجامعة للكليات الطبية ، ستكون مسؤولاً عن توفير مستوى عالٍ من أنشطة الدعم التنفيذي والإداري في مكاتب نائب الرئيس ، والتعامل مع اللوجيستيات والملفات الرسمية وملفات الموظفين والمراسلات والسجلات الخاصة بالمكتب. ضمان التشغيل السلس لوظيفة VC للكليات الطبية.



الواجبات والمسؤوليات الرئيسية:

أداء أنشطة الدعم الإداري والمكتبي ، وقد تشمل المهام تصفية المكالمات الهاتفية واستقبال الزوار وتوجيههم وكتابة المستندات وإنشاء جداول البيانات / العروض التقديمية وحفظ الملفات.
التعامل مع جميع المراسلات والأوامر والقواعد واللوائح والتعليمات الواردة من إدارة الجامعة ومستخدمي القسم والعملاء.
الحفاظ على الجدول الزمني الخاص بنائب المستشار من خلال التعامل مع المواعيد وجدولتها وإبلاغ الحاضرين ذوي الصلة لإبقائهم محدثين ومستعدين.
المساعدة في البحث وإجراء البيانات لإعداد الوثائق والعروض التقديمية لاجتماعات مجلس الإدارة واللجان والمديرين التنفيذيين.
تنسيق الأنشطة بين كليات الجامعة والمراكز ومكتب نائب مدير الجامعة من خلال مشاركة المعلومات وترتيب الأنشطة لتمكين مزيد من التعاون بين الأطراف.
المساعدة في إعداد التقارير الإدارية والمالية وتحليل المعلومات وتفسيرها وإعداد الميزانيات الخاصة والتشغيلية.



متطلبات العمل:

الحد الأدنى لدرجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو تخصص مماثل.
6-7 سنوات من الخبرة الإماراتية في دور مماثل ويفضل أن يكون ذلك في مؤسسات التعليم العالي.
ماجستير في إدارة الأعمال من مؤسسة تعليمية معتمدة ميزة إضافية.
مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة والقدرة على إعداد الوثائق المهنية وتصحيح أعمال الآخرين باللغتين العربية والإنجليزية.
مهارات جيدة في التعامل مع الآخرين.
معرفة عملية ممتازة بتطبيقات الكمبيوتر الشخصي مع التركيز على تطبيقات MS office مثل Excel و Word و Teams.
مهارات إدارة الوقت.
القدرة على تنسيق المشاريع وعقد الاجتماعات.
القدرة على إعداد وصيانة ومعالجة مجموعة متنوعة من المستندات وجداول البيانات المالية.
القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر.
مهارات متابعة ممتازة تؤدي إلى إكمال المهام المتعددة في الوقت المناسب.
مهارات تنظيمية ممتازة والقدرة على العمل بشكل مستقل ، وتحديد أولويات المهام والوفاء بالمواعيد النهائية.
الأولوية لمواطني دولة الإمارات العربية المتحدة


The Organisation
The University of Sharjah is committed to pr***ding a world-class educational experience that prepares lifelong learners and leaders with integrated knowledge and skills. We are passionate about building a collaborative and sustainable environment that cultivates twenty-first century skills and fosters pioneering research and scholarship. We **** to serve the current and future needs of our local community and beyond by offering innovative academic and professional programs.
Since its foundation in 1997, the University has successfully become one of the top Universities inside the UAE, and has managed to make its mark in the educational and research industry worldwide.

Job Title
Executive Assistant

Employment Type
Full-time

Location
Sharjah (HQ)

Objective of the Role
As the Executive Assistant to the Vice Chancellor for Medical Colleges, you will be responsible for pr***ding a high-level of executive and administrative support activities at the Vice Chancellor’s offices, and handle the office’s logistics, official files, personnel files, correspondence and records to ensure the smooth operation of the VC for Medical Colleges function.

Key Duties & Responsibilities

• Perform administrative and office support activities, duties may ******* filter phone calls, receive and direct visitors, type documents, create ************/presentations and filing.
• Handle all correspondence, orders, rules, regulations, and instructions received from the University administration, department users and clients.
• Maintain the Vice Chancellor’s timetable through handling and scheduling appointments and informing related attendees to keep them updated and prepared.
• Assist in researching and conducting data to prepare documents and presentations for board meeting, committees, and executives.
• Coordinate activities between University Colleges, Centers and the Vice Chancellor’s office through sharing information and arranging for activities to enable further cooperation between parties.
• Assist in the preparation of administrative and financial reports, analyzing and interpreting information, and preparing special and operating budgets.

Job Requirements

• Minimum bachelor’s degree in Business Administration, Office Management or similar discipline.
• 6-7 years of UAE experience in similar role preferably in higher education institutions.
• MBA from an accredited educational establishment is a plus.
• Excellent oral and written communication skills and the ability to prepare professional documents and proofread the work of others, in both Arabic and English.
• Good interpersonal skills.
• Excellent working knowledge of personal computer applications with an emphasis on MS office applications such as Excel, Word, and Teams.
• Time management skills.
• Ability to coordinate projects and set up meetings.
• Ability to prepare, maintain and process a variety of financial documents and ************.
• Ability to handle confidential information with discretion.
• Excellent follow up skills resulting in the timely completion of multiple assignments.
• Excellent organizational skills and the ability to work independently, prioritize assignments and meet deadlines.
• Priority to UAE Nationals

للتقديم اضغط هنا