وظيفة مراقب مستندات Document Controller - شركة Creative Python بدبي

[uae_jobs]

اعلنت شركة Creative Python بدبي عن وظيفة مراقب مستندات Document Controller وذلك للعمل في دبي

مسؤول ويدير ويشرف على المستندات لمشروع معين أو لمؤسسة بأكملها. يضمنون إنشاء المستندات المناسبة وتوقيعها ، وأن جميع البيانات دقيقة وأن المستندات يتم تخزينها ونسخها احتياطيًا واتباع أي سياسات احتفاظ.


المسؤوليات الوظيفية:

يستقبل ويصدر الوثائق بموجب الإحالة ، خارجيًا وداخليًا وفقًا لمصفوفة توزيع المستندات
يضمن فحص جميع المستندات الهندسية جيدًا وتقديمها في الوقت المحدد قبل تاريخ استحقاق تقديم المستند
يضمن أن جميع المستندات لا تحتوي على أخطاء في أسماء الملفات والمراجعات والتقديمات وما إلى ذلك قبل تقديمها إلى القسم / الطرف المستلم
يضمن تقديم نسخ خاضعة للرقابة من أحدث المستندات والرسومات المعتمدة للموظفين والمقاولين والموردين المناسبين حسب الاقتضاء
يطور ويحافظ على سجل مراقبة وثائق قسم المشاريع.
سجلات وملفات جميع الوثائق بين إدارة المشاريع والمقاولين والموردين ومستشاري مراقبة البناء المستقلين.
تخصيص أرقام المستندات للوثائق المعدة داخليًا والوثائق الواردة
يحتفظ بسجلات محدثة لجميع المستندات والرسومات المعتمدة في أرشيف المستندات وخادم الملفات مع إمكانية التتبع السهل
يحافظ على الملفات وسجلات التحكم كما هو مطلوب في إجراءات المشروع.
إنشاء القوالب
حفظ المستندات في السجلات المادية والرقمية وضمان التخزين المناسب
قم بمراجعة السجلات والحفاظ على دقتها ، وتحريرها عند الضرورة لضمان تحديثها
للاتصال وتوزيع المعلومات المتعلقة بالمشروع مع جميع مستويات فريق المشروع والأطراف الخارجية المحتملة
إدارة العمليات المتعلقة بالوثائق داخل المنظمة
الحفاظ على السرية حول الوثائق الحساسة
قم بإعداد تقارير مخصصة عن المشاريع عند الحاجة


المسؤوليات :

التواصل: يقدم اتصالاً واضحاً وفعالاً ويستمع للآخرين.
توجيه العملاء: يلبي توقعات واحتياجات العملاء الداخليين والخارجيين.
اتخاذ القرار: اتخاذ قرارات جيدة في الوقت المناسب.
التفكير التحليلي / حل المشكلات: يقيّم المشكلات بدقة ويصل إلى الحلول بفعالية وكفاءة.

Responsible, manages and oversee documents for a particular project or for an entire organization. They ensure the proper documents are created and signed, that all data is accurate and that documents are stored and backed up and any retention policies are followed.


FUNCTIONAL RESPONSIBILITIES:

Receives and issues documents under transmittal, externally and internally according to document distribution matrix
Ensures that all engineering documents are well checked and submitted on time prior to the document’s submission due date
Ensures that all documents have no errors in filenames, revisions, submissions, etc before submitting it to the recipient department/party
Ensures that controlled copies of latest approved documents and drawings are given to the appropriate staff, contractors, and suppliers as applicable
Develops and maintains the projects department document control register.
Records and files all documentation between the projects department, contractors, suppliers & Independent construction control consultants.
Allocates document numbers to internally prepared documents and incoming documentation
Maintains updated records of all approved documents and drawings in the Document Archive and the File Server with easy traceability
Maintains the files and control logs as required by the project procedures.
Create templates
File documents in physical and digital records and ensure appropriate storage
Review and maintain the accuracy of the records, editing where necessary to ensure they are up to date
To liaise with and distribute project related information with all levels of the project team and potentially external parties
Manage the processes around documentation within the organization
Maintain confidentiality around sensitive documentation
Prepare ad-hoc reports on projects when required


PEOPLE RESPONSIBILITIES:

Communication: Delivers clear, effective communication and listens to others.
Customer Orientation: Meets the expectations and needs of internal and external customers.
Decision Making: Makes good decisions in a timely manner.
Analytical Thinking/Problem Solving: Accurately assesses problems and effectively and efficiently arrives at solutions.

للتقديم اضغط هنا