اعلنت شركة Hire Rightt - Executive Search عن وظيفة مدير مكتب Office Administrator وذلك للعمل في ابوظبي


تسعى لتوظيف مسؤول مكتب. هذه الفرصة مع منظمة رائدة في أبو ظبي


إكسب صناعة النفط والغاز أمر لا بد منه.


الراتب: 15000 درهم فوائد.


المسؤوليات:


مسؤول عن عمل مسؤول المكتب ، والتأشيرات ، والتعامل مع المنظمات الحكومية ، وتجديد الإيجار ، إلخ.
يحتفظ بمدونة مواعيد للمدير المعين ويضمن أن جميع الاجتماعات والمقابلات والوظائف ورحلات العمل موضحة بوضوح ويقدم المشورة للمدير ببرنامجه اليومي. استقبال الزوار وكبار الشخصيات بلباقة ومجاملة ، وتحديد الغرض من الزيارة ، وتوجيههم إلى المكتب التنفيذي. الرد على الهاتف ، وربط المتصلين حسب الضرورة ، وتلقي الرسائل ونقلها والرد على الاستفسارات العامة.


أنواع في اللغة الإنجليزية وتصحيح مجموعة متنوعة من المواد مثل الخطابات والمذكرات والتقارير والفاكسات والبيانات ، وما إلى ذلك ، مما يضمن الدقة ويمرر إلى المدير للتوقيع. يرتب إرسال وتداول هذه العناصر حسب الضرورة. سيتم ترتيب ترجمة المراسلات الروتينية من الإنجليزية إلى العربية أو العكس كما هو مطلوب.


يستقبل البريد الوارد ، ويقوم بفرز ، وسجلات الاستلام ، وطوابع التاريخ ، وإرفاق المراجع حسب الضرورة ، وإعادة توجيهه إلى المسؤول التنفيذي لضمان تسليم المواد السرية أو العاجلة مباشرة. يعد البريد الصادر للإرسال.


يؤسس ويحافظ على نظام حفظ شامل للمراسلات والمواد الأخرى. يحتفظ بالملفات والسجلات الأخرى ، مما يضمن اتخاذ تدابير أمنية مناسبة فيما يتعلق بالأوراق السرية أو الوثائق ذات الأهمية الكبيرة.


يساعد في التحضير للاجتماعات العامة و / أو الجماعية. ينطوي على كتابة جدول الأعمال وإبلاغ المشاركين والحصول على الملفات والتقارير أو الوثائق المطلوبة للاجتماع وحجز غرفة الاجتماعات وحضور الاجتماعات على النحو المطلوب.


يتعامل مع جميع المسائل المتعلقة بالسفر للمدير المعين بما في ذلك إجراء ترتيبات السفر للأعمال التجارية والشخصية ، والاتصال بوكالات السفر ، والحصول على حجوزات الفنادق ، وإجراء ترتيبات السفر الأرضية المرتبطة بها في الخارج وفي دبي للمديرين والزوار وأفراد الأسرة.


المهارات:


5-10 سنوات في الإمارات العربية المتحدة خبرة في التعامل مع مهام السكرتارية والإدارية للإدارة العليا
إكسب صناعة النفط والغاز أمر لا بد منه.
يجب أن يتمتع بمهارات اتصال ممتازة باللغة الإنجليزية



****ing to recruit an Office Administrator. This opportunity is with a leading organization in Abu Dhabi


Oil and GAS Industry exp is a must.


Salary: AED 15000 + Benefits.


RESPONSIBILITIES:

• Responsible for Office administrator work, Visas, dealing with govt organizations, Lease renewals etc.
• Maintains an appointments diary for the assigned manager and ensures that all meetings, interviews, functions, duty trips are clearly indicated and advises the manager of his/her daily program. Receives visitors and VIPs with tact and courtesy, determines the purpose of the visit, and directs them to the executive's office. Answers the telephone, connects callers as necessary, taking and conveying messages and answering general queries.

• Types in English and proofreads a variety of material such as letters, memoranda, reports, faxes, statements, etc., ensuring accuracy and passes to the manager for signature. Arranges dispatch and circulation of such items as necessary. Will arrange translation of routine correspondence from English to Arabic or vice versa as required.

• Receives incoming mail, sorts, registers receipt, date stamps, attaches references as necessary, and forwards to the executive ensuring confidential or urgent material is delivered directly. Prepares outgoing mail for dispatch.

• Establishes and maintains a comprehensive filing system for correspondence and other material. Maintains files and other records, ensuring adequate security measures are taken with regard to confidential papers or documents of significant importance.

• Assists in preparations for general and/or group meetings. Involves typing agenda, informing the participants, obtaining files, reports or documents required for the meeting, booking the conference room and attending the meetings as requested.

• Handles all travel related matters for the assigned manager including making business and personal travel arrangements, liaising with travel agencies, obtaining hotel bookings and making associated ground travel arrangements overseas and in Dubai for managers, visitors and family members.

SKILLS:

• 5-10 years of U.A.E. experience in handling secretarial and administrative tasks for the Top Management
• Oil and Gas Industry exp is a must.
• Should have excellent communication skills in English

للتقديم اضغط هنا