تعلن شركة Synergy Capital عن وظيفة مساعد اداري Administrative Assistant وذلك للعمل في دبي


نحن نبحث عن مساعد إداري مسؤول ومنظم للغاية لأداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية والكتابية ، ولكن في المقام الأول التعامل مع ترتيبات السفر للشركة. يفضل بشدة المرشح الذي يتمتع بسنوات من الخبرة كمستشار سفر أو وكيل سفر ولديه خبرة واسعة في صناعة السفر والسياحة.


المسمى الوظيفي:

يجب أن يكون المرشح المثالي لمساعد إداري يتقن تعدد المهام مع مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة وموقف حيوي. يجب أن يكون المرشح الناجح قادرًا على مساعدة الشركة من خلال التعامل مع مهام المكتب العامة ، وتقديم المساعدة المهذبة والمهنية عبر الهاتف والبريد الإلكتروني ، وإجراء الحجوزات أو ترتيبات السفر ، وأن يكون مفيدًا بشكل عام ويكون له حضور إيجابي في مكان العمل.



لكي تنجح في هذا المنصب ، يجب أن يكون المرشح المختار محترفًا ومهذبًا ويقظًا مع مراعاة التفاصيل. يجب أن يكون دائمًا مستعدًا ومتجاوبًا ، ومستعدًا لمواجهة كل تحد بشكل مباشر ، ولديه رغبة حقيقية في تلبية احتياجات الآخرين.


المسؤوليات:

القيام بترتيبات السفر مثل حجز الرحلات والسيارات وحجز الفنادق
الحفاظ على نظام الملفات وتنظيمه بطريقة سرية
المساعدة في إعداد التقارير المجدولة - إرسال تقارير المصروفات وتسويتها ؛ استلام الفواتير ومراجعتها للتأكد من دقتها
حافظ على اتصال مهذب ومهني عبر الهاتف والبريد الإلكتروني
إجراء البحوث وإنشاء العروض التقديمية
فحص المكالمات الهاتفية وإعادة توجيه المكالمات وتلقي الرسائل حسب الضرورة
تقديم الدعم العام للفريق و / أو تنسيق عمليات المكتب الأخرى والمهام الكتابية


المؤهلات:

درجة البكالوريوس أو ما يعادلها من التعليم المطلوب
خبرة لا تقل عن 5 سنوات كمساعد إداري
التعرض لتذاكر السفر الجوي الدولي والترتيبات الأخرى أمر لا بد منه
مهارات اتصال قوية ، كتابة وتحدثا
درجة عالية من الاهتمام بالتفاصيل
الرغبة في أن تكون استباقيًا وخلق تجربة إيجابية للآخرين


المهارات:

الكفاءة في Microsoft Office Suite - Word و Excel و PowerPoint و Outlook و MS Teams
مهارات إدارة الوقت الممتازة والقدرة على تحديد أولويات العمل
مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على تعدد المهام
معرفة العمل بمعدات المكاتب العامة



We are looking for a responsible, highly organized Administrative Assistant to perform a variety of administrative and clerical tasks, but primarily handling the Firm's travel arrangements. A candidate with years of experience as a travel consultant or a travel agent, and has extensive exposure to the travel and tourism industry, is highly preferred.


Job Description:
An ideal Administrative Assistant candidate should be master multi-tasker with excellent verbal and written communication skills and a vibrant attitude. The successful candidate should be able to assist the Firm by handling general office tasks, providing polite and professional assistance via phone and email, making reservations or travel arrangements, and generally being helpful and have a positive presence in the workplace.

To be successful in this position, the chosen candidate should be professional, polite, and attentive with a keen eye to details. He or she should always be prepared and responsive, willing to meet each challenge directly, and has a genuine desire to meet the needs of others.


Responsibilities:

• Making travel arrangements, such as booking flights, cars, and making hotel reservations
• Maintain and organize a filing system in a confidential manner
• Assist in the preparation of scheduled reports – submit and reconcile expense reports; receive invoices and review for accuracy
• Maintain a polite and professional communication via phone and email
• Conduct research and create presentations
• Screen phone calls, redirect calls and take messages as necessary
• Provide general support to the team and or liaise other office operations and clerical tasks

Qualifications:

• Bachelor’s Degree or equivalent education required
• Minimum 5 years of experience as an Administrative Assistant
• Exposure to international air travel ticketing and other arrangements a must
• Strong communication skills, both written and spoken
• A high degree of attention to detail
• Desire to be proactive and create a positive experience to others

Skills:

• Proficiency in Microsoft Office Suite – word, excel, powerpoint, outlook, MS Teams
• Excellent time management skills and the ability to prioritize work
• Strong organization skills with the ability to multi-task
• Working knowledge of general office equipment

للتقديم اضغط هنا