تعلن شركة Confidential عن توفر وظيفة سكرتير تنفيذي Executive Secretary للعمل في ابوظبي


المسؤوليات:

تحية واستقبال الزائر.
ينسق أنشطة إدارة المكاتب
الحفاظ على جدول الأعمال التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات وما إلى ذلك.
حضور الاجتماعات والاحتفاظ بالدقائق
استقبال وفحص المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها عند الاقتضاء
التعامل مع جميع المراسلات الصادرة والواردة وتحديد أولوياتها (البريد الإلكتروني والرسائل والحزم وما إلى ذلك)
تعامل مع المستندات السرية لضمان بقائها آمنة
إعداد الفواتير أو البيانات المالية وتقديم المساعدة في مسك الدفاتر
الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية والورقية لضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها
إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية أو التقارير على النحو المحدد
قم بقراءة وتحليل المذكرات والتقارير الواردة من أجل تحديد أهميتها والتخطيط لتوزيعها.
إدارة وتنسيق التقويمات اليومية والأسبوعية والشهرية لكبار المديرين
الاتصال بين المديرين التنفيذيين والموظفين / العملاء
إنشاء تقارير منتظمة وتحديث قواعد البيانات
قادرة على استكشاف التحديات عند ظهورها
مراجعة وتحرير المستندات المعدة لتوقيع المسؤول والمدير التنفيذي.
التوصية بالإجراءات الواجب اتخاذها بشأن نفقات المكتب مثل المعدات واحتياجات التوريد.


المؤهلات :


شهادة في إدارة الأعمال (مرغوب فيه).
شهادة في إدارة الأعمال أو ذات صلة (أساسية).
عامين من الخبرة في دور الدعم التنفيذي.
مفكر منهجي مع كفاءات بحثية مفصلة.
فهم شامل للمبادئ الكتابية والسكرتارية.
معرفة قوية بقواعد البيانات وأنظمة التتبع.
مهارات تنظيمية رائعة وتفاصيل المنحى.
القدرة على العمل تحت الضغط والوفاء بالمواعيد النهائية.
مهارات تواصل كتابية وشفوية رائعة.
يبرع في Microsoft Office ، وبرامج الاتصالات التجارية



Responsibilites :

• Greet and receive visitor.
• Coordinates office management activities
• Maintain executive’s agenda and assist in planning appointments, board meetings, conferences etc.
• Attend meetings and keep minutes
• Receive and screen phone calls and redirect them when appropriate
• Handle and prioritize all outgoing or incoming correspondence (e-mail, letters, packages etc.)
• Handle confidential documents ensuring they remain secure
• Prepare invoices or financial statements and provide assistance in bookkeeping
• Maintain electronic and paper records ensuring information is organized and easily accessible
• Conduct research and prepare presentations or reports as assigned
• Read and analyze incoming memos, submissions, and reports in order to determine their significance and plan their distribution.
• Manage and coordinate daily, weekly, and monthly calendars of senior managers
• Liaise between executives and employees/clients
• Generate regular reports and update databases
• Able to troubleshoot challenges as they arise
• Review and edit documents prepared for administrator’s and executive’s signature.
• Recommend actions to be taken on office expenditures such as equipment and supply needs.

Qualifications :

• Degree in Business Administration (desirable).
• Certificate in Business Administration or related (essential).
• Two years of experience in an executive support role.
• Methodical thinker with detailed research proficiencies.
• Thorough understanding of clerical and secretarial principles.
• Strong knowledge of databases and tracking systems.
• Fantastic organizational skills and detail oriented.
• Ability to work under pressure and meet deadlines.
• Brilliant written and verbal communication skills.
• Proficient in Microsoft Office, and business communication software

للتقديم اضغط هنا