تعلن شركة Millennial Beauty عن توفر وظيفة مساعد اداري Administrative Assistant للعمل في دبي


سيظهر المرشح المثالي معايير عالية ، ومهارات اتصال ممتازة ، ولديه القدرة على اتخاذ المبادرة ، وتحديد أولويات المهام اليومية. ستضمن القدرة القوية على تحمل المسؤولية والوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة نجاحك في هذا الدور متعدد الأوجه.



المسؤوليات:

التعامل مع التقويمات وجداول الأعمال وتنسيقها
جدولة وتأكيد الاجتماعات
توفير دعم الجدولة في الوقت الفعلي عن طريق حجز المواعيد ومنع التعارضات
إعداد التقارير والعروض وإجراء البحوث.
القيام بترتيبات السفر مثل حجز الرحلات والسيارات وحجز الفنادق والمطاعم.
إدارة مورد سلس للمكاتب والمخازن
الحفاظ على مخزون الإمدادات عن طريق فحص المخزون لتحديد مستوى المخزون ؛ توقع الإمدادات اللازمة ؛ وضع وتسريع أوامر التوريدات ؛ التحقق من استلام التوريدات
ضمان تنظيم الملف على أساس بروتوكول المكتب
تقديم دعم مخصص حول المكتب حسب الحاجة
حافظ على الاتصال المهذب والمهني عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والبريد.
توقع احتياجات الآخرين من أجل ضمان تجربتهم السلسة والإيجابية.


المؤهلات:

درجة البكالوريوس أو ما يعادلها
خبرة إدارية سابقة مع شركة إدارة
الكفاءة في MS Office (MS Excel و MS PowerPoint ، على وجه الخصوص)
مهارات تواصل شخصية وكتابية وشفوية قوية
القدرة على تعدد المهام
الرغبة في أن تكون استباقيًا وخلق تجربة إيجابية للآخرين



The ideal candidate will exhibit high standards, excellent communication skills, and have an ability to take initiative, and prioritize daily tasks. A strong ability to take charge and meet tight deadlines will ensure your success in this multi-faceted role.

Responsibilities

• Handle and coordinate active calendars & agendas
• Schedule and confirm meetings
• Providing real-time scheduling support by booking appointments and preventing conflicts
• Generating reports and presentations and conducting research.
• Making travel arrangements, such as booking flights, cars, and making hotel and restaurant reservations.
• Seamless supplier management for office and stores
• Maintain supplies inventory by checking stock to determine inventory level; anticipating needed supplies; placing and expediting orders for supplies; verifying receipt of supplies
• Ensure file organization based on office protocol
• Provide ad hoc support around office as needed
• Maintain polite and professional communication via phone, e-mail, and mail.
• Anticipate the needs of others in order to ensure their seamless and positive experience.

Qualifications

• Bachelor's degree or equivalent experience
• Prior administrative experience with a management company
• Proficiency in MS Office (MS Excel and MS PowerPoint, in particular)
• Strong interpersonal, written and verbal communication skills
• Ability to multitask
• Desire to be proactive and create a positive experience for others

للتقديم اضغط هنا