تعلن شركة AcaiXpress عن توفر وظيفة مساعد شخصي تنفيذي Executive Personal Assistant في ابوظبي


المسؤوليات:

العمل كنقطة اتصال أولى: التعامل مع المراسلات والمكالمات الهاتفية.
إدارة اليوميات وتنظيم الاجتماعات والمواعيد.
حجز وترتيب السفر والنقل والإقامة.
التذكير بالمهام المهمة والمواعيد النهائية.
طباعة وتجميع وإعداد التقارير والعروض التقديمية والمراسلات.
إدارة قواعد البيانات وأنظمة الملفات.
تنفيذ وصيانة الإجراءات / النظم الإدارية.
الاتصال بالموظفين والموردين والعملاء.
إجراء البحوث
إغلاق عقاري مجدول ومنظم
الواجبات الموجهة مفصلة.
العقود والإيجارات المنقحة والمكررة.
مراجعة النفقات وتحديد التكاليف الزائدة والتفاوض مع البائعين لتأمين أسعار أقل.
إدارة تدفق المعلومات في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة
ضع في اعتبارك النفقات اليومية وقم بإعداد تقارير أسبوعية أو شهرية أو ربع سنوية
التمثيل في الاجتماعات
تنظيم وصيانة نظام الملفات المكتبية


المهارات:

تخرج في إدارة الأعمال
التقدير والثقة
المرونة والقدرة على التكيف
مهارات اتصال شفهية وكتابية جيدة
المهارات التنظيمية والقدرة على تعدد المهام
القدرة على أن تكون استباقيًا وأخذ زمام المبادرة
اللباقة والدبلوماسية
مهارات التواصل
معرفة حزم البرامج القياسية والقدرة على تعلم البرامج الخاصة بالشركة إذا لزم الأمر.



Responsibilities

• Acting as a first point of contact: dealing with correspondence and phone calls.
• Managing diaries and organizing meetings and appointments.
• Booking and arranging travel, transport and accommodation.
• Reminding of important tasks and deadlines.
• Typing, compiling and preparing reports, presentations and correspondence.
• Managing databases and filing systems.
• Implementing and maintaining procedures/administrative systems.
• Liaising with staff, suppliers and clients.
• Conducting research
• Scheduled and organized real estate closings
• Detailed orientated assignments.
• Revised and duplicated contracts and leases.
• Review expenses, identifying overcharges and negotiating with vendors to secure lower rates.
• Manage information flow in a timely and accurate manner
• Rack daily expenses and prepare weekly, monthly or quarterly reports
• Represent in meetings
• Organize and maintain the office filing system

SKILLS

• Graduate in Business Administration
• Discretion and trustworthiness
• Flexibility and adaptability
• Good oral and written communication skills
• Organizational skills and the ability to multitask
• The ability to be proactive and take the initiative
• Tact and diplomacy
• Communication skills
• A knowledge of standard software packages and the ability to learn company-specific software if required.

للتقديم اضغط هنا