uae_jobs
17-09-2020, 05:44 PM
تعلن شركة ShortlistMe عن توفر وظيفة سكرتيرة مكتب Office Secretary للعمل في دبي
بصفتك سكرتيرًا ، ستتحمل مهمة الدعم الكتابي والإداري من أجل تحسين إجراءات سير العمل في المكتب. سوف تساعد الزملاء والمديرين التنفيذيين من خلال دعمهم في تخطيط وتوزيع المعلومات. ستكون النقطة المرجعية لجميع الاستفسارات أو الطلبات أو المشكلات وستكون جزءًا لا يتجزأ من القوى العاملة في الشركة.
المسؤوليات:
الرد على المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها عند الضرورة
إدارة مشتريات الشركة ومستلزماتها
إدارة جدول الأعمال اليومي / الأسبوعي / الشهري وترتيب اجتماعات ومواعيد جديدة
إعداد ونشر المراسلات والمذكرات والنماذج
ملف وتحديث معلومات الاتصال للموظفين والعملاء والموردين والشركاء الخارجيين
دعم وتسهيل استكمال التقارير الدورية
تطوير وصيانة نظام الملفات
تحقق بشكل متكرر من مستويات اللوازم المكتبية وقم بوضع الطلبات المناسبة
قم بعمل ترتيبات السفر
توثيق المصاريف وتسليم التقارير
القيام بواجبات الاستقبال العرضية
المتطلبات:
ثبت خبرة العمل كسكرتير أو مساعد إداري
على دراية بتنظيم المكاتب وتقنيات التحسين
درجة عالية من القدرة على إدارة المهام المتعددة والوقت
مهارات اتصال ممتازة الكتابية والشفوية
النزاهة والكفاءة المهنية
إجادة مايكروسوفت أوفيس
شهادة الدراسة الثانوية
As a Secretary you will assume the duty of clerical and administrative support in order to optimize workflow procedures in the office. You will assist colleagues and executives by supporting them with planning and distributing information. You will be the point of reference for all queries, requests or issues and will be an integral part of the company’s workforce.
Responsibilities:
Answer phone calls and redirect them when necessary
Managing company purchases & supplies
Manage the daily/weekly/monthly agenda and arrange new meetings and appointments
Prepare and disseminate correspondence, memos and forms
File and update contact information of employees, customers, suppliers and external partners
Support and facilitate the completion of regular reports
Develop and maintain a filing system
Check frequently the levels of office supplies and place appropriate orders
Make travel arrangements
Document expenses and hand in reports
Undertake occasional receptionist duties
Requirements
Proven work experience as a Secretary or Administrative Assistant
Familiar with office organization and optimization techniques
High degree of multi-tasking and time management capability
Excellent written and verbal communication skills
Integrity and professionalism
Proficiency in MS Office
High school diploma
للتقديم اضغط هنا (https://ae.linkedin.com/jobs/view/office-secretary-at-shortlistme-2024213269)
بصفتك سكرتيرًا ، ستتحمل مهمة الدعم الكتابي والإداري من أجل تحسين إجراءات سير العمل في المكتب. سوف تساعد الزملاء والمديرين التنفيذيين من خلال دعمهم في تخطيط وتوزيع المعلومات. ستكون النقطة المرجعية لجميع الاستفسارات أو الطلبات أو المشكلات وستكون جزءًا لا يتجزأ من القوى العاملة في الشركة.
المسؤوليات:
الرد على المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها عند الضرورة
إدارة مشتريات الشركة ومستلزماتها
إدارة جدول الأعمال اليومي / الأسبوعي / الشهري وترتيب اجتماعات ومواعيد جديدة
إعداد ونشر المراسلات والمذكرات والنماذج
ملف وتحديث معلومات الاتصال للموظفين والعملاء والموردين والشركاء الخارجيين
دعم وتسهيل استكمال التقارير الدورية
تطوير وصيانة نظام الملفات
تحقق بشكل متكرر من مستويات اللوازم المكتبية وقم بوضع الطلبات المناسبة
قم بعمل ترتيبات السفر
توثيق المصاريف وتسليم التقارير
القيام بواجبات الاستقبال العرضية
المتطلبات:
ثبت خبرة العمل كسكرتير أو مساعد إداري
على دراية بتنظيم المكاتب وتقنيات التحسين
درجة عالية من القدرة على إدارة المهام المتعددة والوقت
مهارات اتصال ممتازة الكتابية والشفوية
النزاهة والكفاءة المهنية
إجادة مايكروسوفت أوفيس
شهادة الدراسة الثانوية
As a Secretary you will assume the duty of clerical and administrative support in order to optimize workflow procedures in the office. You will assist colleagues and executives by supporting them with planning and distributing information. You will be the point of reference for all queries, requests or issues and will be an integral part of the company’s workforce.
Responsibilities:
Answer phone calls and redirect them when necessary
Managing company purchases & supplies
Manage the daily/weekly/monthly agenda and arrange new meetings and appointments
Prepare and disseminate correspondence, memos and forms
File and update contact information of employees, customers, suppliers and external partners
Support and facilitate the completion of regular reports
Develop and maintain a filing system
Check frequently the levels of office supplies and place appropriate orders
Make travel arrangements
Document expenses and hand in reports
Undertake occasional receptionist duties
Requirements
Proven work experience as a Secretary or Administrative Assistant
Familiar with office organization and optimization techniques
High degree of multi-tasking and time management capability
Excellent written and verbal communication skills
Integrity and professionalism
Proficiency in MS Office
High school diploma
للتقديم اضغط هنا (https://ae.linkedin.com/jobs/view/office-secretary-at-shortlistme-2024213269)