وظيفة مساعد مدير مكتب Assistant Office Manager - شركة Mark Williams Recruitment في دبي

[uae_jobs]

تعلن شركة Mark Williams Recruitment عن توفر وظيفة مساعد مدير مكتب Assistant Office Manager للعمل في دبي




نحن وكالة توظيف حائزة على جوائز تؤمن بأن التوظيف فن. نحن نغطي الخدمات المصرفية والتمويل والتكنولوجيا والتوطين ، وكنا في المنطقة لأكثر من 10 سنوات. لقد قمنا ببناء قاعدة عملاء مخلصين من خلال المبيعات التقليدية والمباشرة والإحالة. تعتمد خدمتنا على المعرفة والاحتراف وسرعة التسويق.



الغرض من الدور:

نحن نبحث عن محترف للانضمام إلى فريقنا كمسؤول مكتب لدعم وإدارة قسم الإدارة في شركتنا في واجباتها الأساسية والإدارية.


سيكون هذا العمل عاملاً حاسماً للتشغيل السلس لمكتبنا.


دور



إدارة المكاتب والموارد البشرية والمالية


- التجديدات السنوية لجميع المستندات القانونية للشركة وشهادات ضريبة القيمة المضافة والتراخيص التجارية وجميع التجديدات السنوية الأخرى

- تجديد التأمين السنوي للشركة والتأمين الصحي واشتراكات تكنولوجيا المعلومات واشتراكات البريد الإلكتروني

- أكمل جميع طلبات عروض الأسعار للعملاء ، واستكمل تسجيلات البائعين وقم بتحديث جميع معلومات الشركة على بوابات موردي الموردين

- صيانة جميع ملفات الموظفين وتتبعها على Bayzat HR Solutions Software

- ترتيب تأشيرات العمل وتجديد عقود العمل من خلال مركز الطباعة ، وترتيب طلبات اللياقة الطبية ، وختم EID وختم جواز السفر للموظفين الجدد وشيكات الضمان البنكي والاتصال مع PRO

- تقديم خطابات التسوية النهائية للموظف ، والمكافأة ، والشهادات المرجعية للموظف ، وتسهيل إلغاء عقود العمل

- إضافة وإلغاء تأمين صحي للموظفين من خلال بوابة بيزات

- مراقبة جودة CHAMELEON-I (قاعدة بيانات بحث التوظيف الداخلي)

- تحديد التناقضات / القضايا والتأكد من تحميل جميع وثائق الامتثال على النظام

- إدارة المرشح - تتبع المرشح ، المدفوعات ، الإرسال ، العقود الموقعة ، الفواتير ربع السنوية

- ترتيب إدارة المرافق ودفع رسوم خدمات إدارة المباني ربع السنوية وتجديد الاشتراكات السنوية للدفاع المدني في دبي

- ترتيب مكافحة الآفات ربع السنوية والإشراف على موظفي التنظيف وترتيب كعكات أعياد الميلاد للموظفين ووظائف نهاية العام


المالية

- المدفوعات ، عروض الأسعار ، الفواتير ، المصروفات النثرية ، المقتفي ، الشيكات اليومية A / R عبر الخدمات المصرفية عبر الإنترنت

- إدارة AP / AR ، والحفاظ على حسابات دفتر الأستاذ العام

- تسوية البنوك الشهرية والنثرية

- إدارة كشوف المرتبات الشهرية والعمولات الفصلية من خلال QB و Bayzat HR Solutions و WPS Banking و Commission'20 وتحديث كشوف رواتب Bayzat لإنشاء إيصال دفع

- إعداد الحسابات المالية الشهرية والاستحقاقات والإهلاك والأصول الثابتة

- دفع الفواتير الشهرية

- إعداد ودفع عوائد ضريبة القيمة المضافة ربع السنوية

- إعداد وتسهيل عمل المراجعين الخارجيين لعمليات المراجعة المالية السنوية



المتطلبات:


الخبرة في العمل مع الأرقام أمر لا بد منه أو كمساعد Office.
الخبرة في طلب الإمدادات وصيانتها ميزة إضافية
مهارات الاتصال المتميزة ، سواء في الاتصال الكتابي واللفظي
مايكروسوفت أوفيس
درجة عالية من الاهتمام بالتفاصيل
تحديد الأولويات وإدارة الوقت وتعدد المهام



ماذا نقدم:

· الانضمام إلى قسم أعمال جديد سريع النمو في وكالة توظيف رائدة

· بيئة تعاونية مع فرصة تشكيل الأعمال التجارية. نعتقد أن كل شخص لديه موهبته الخاصة والأفكار موضع ترحيب دائمًا!

· لا أحد أهم من التحدث إليه. إذا كانت لديك ملاحظات ، فنحن نؤمن بمشاركة النقد البناء

· الأحداث. بعد ظهر كل يوم أربعاء وأحد في الشهر ، نعقد ورش عمل وفعاليات لتنتهي من الأسبوع ونحتفل بإنجازاتنا كفريق واحد.

· برامج تدريبية لتطوير مهاراتك المهنية ومساعدتك على تحقيق أهدافك بوربوينت ، إلخ.)



About Mark Williams


We are an award-winning recruitment agency who believes that recruitment is an art. We cover banking & finance, technology, and Emiratisation and we’ve been in the region for over 10 years. We have built a loyal client base through traditional, direct sales, and referral business. Our service is based on knowledge, professionalism, and speed to market.




Purpose of the role
We are looking for a professional to join our team as an Office Administrator to support & manage the admin department of our company in its primary and administrative duties.


This work will be a critical factor for the smooth operation of our office.


The role

OFFICE MANAGEMENT & HR and FINANCE


- Annual renewals of all legal company documents, Vat certificates, Trade licenses and all other annual renewals
- Renewing annual Company and Health insurance, IT subscriptions & Email subscriptions
- Complete all RFQ’s for clients, complete vendor registrations and update all company information on supplier vendor portals
- Upkeep of all employee files and tracking on Bayzat HR Software Solutions
- Arranging labour visas and labour contract renewals through typing center, arranging medical fitness applications, EID and passport stamping for new employees and Bank guarantee cheques and liaise with PRO
- Provide employee final settlement letters, gratuity, employee reference certificates, facilitate labour contract cancellations
- Employee Addition and cancellations of Health insurance through Bayzat portal
- Quality control of CHAMELEON-I (in-house recruitment search data base)
- Identify discrepancies / issues and ensure all compliance documents have been uploaded on to the system
- Candidate Management - Candidate tracking, payments, send outs, contracts signed, invoices Quarterly
- Arrange facilities management, pay quarterly building management service fees and renew annual Dubai Civil defense subs
- Arrange quarterly pest control and oversee cleaning staff, arrange staff birthday cakes and year end functions


FINANCE
- Payments, Quotes, Invoicing, Petty cash, Tracker, daily A/R check via online banking
- AP/AR management, maintain general ledger accounts
- Monthly Banks and Petty Cash Reconciliation
- Manage monthly payroll and quarterly commission through QB, Bayzat HR Software Solutions, WPS banking and Commission'20 sheet and update Bayzat payroll to generate payslip
- Preparation of monthly financial accounts, Accruals, Depreciation and Fixed Assets
- Monthly bill payments
- Prepare and pay quarterly Vat returns
- Preparation and facilitate external auditors with annual financial audits




Requirements

• Experience working with numbers is a must or as an Office Assistant.
• Experience ordering and maintaining supplies is a plus
• Outstanding communication skills, both in written and verbal communication
• MS Office
• A high level of attention to detail
• Prioritizing, time management and multi-tasking

What we offer
· Joining a fast-growing new business division in a leading recruitment agency
· A collaborative environment with the opportunity to shape the business. We believe that everyone has their own talent and ideas are always more than welcome!
· Nobody is too important to talk to. If you have feedback, we believe in sharing constructive criticism
· Events. Every Wednesday afternoon and one Sunday a month, we hold workshops and events to wind down from the week and celebrate our accomplishments as a team.
· Training programs to develop your professional skills and help you realize your goals PowerPoint, etc.)


للتقديم اضغط هنا

[Badi]

شكرا لك