وظيفة مُساعد تنفيذي Executive Assistant - شركة Omnicom Media Group في دبي

[uae_jobs]

اعلنت شركة Omnicom Media Group في دبي عن وظيفة مُساعد تنفيذي Executive Assistant وذلك للعمل في دبي

Omnicom Group Inc. هي شركة عالمية رائدة في مجال خدمات الإعلان والتسويق. توفر شبكات Omnicom ذات العلامات التجارية والعديد من الشركات المتخصصة الإعلانات والتخطيط والشراء الاستراتيجي لوسائل الإعلام والتسويق الرقمي والتفاعلي والتسويق المباشر والترويجي والعلاقات العامة وخدمات الاتصالات المتخصصة الأخرى لأكثر من 5000 عميل في أكثر من 100 دولة.
نحن نبحث حاليًا عن مساعد تنفيذي للانضمام إلى الأعمال. في هذا الدور ، ستوفر إدارة مهام على مستوى C يوميًا ، وتخطيطًا ، ودعمًا لـ C-Suite Executive. سيتنوع الدور ، ونحن نبحث عن فرد يتمتع بخبرة لا تقل عن 5 سنوات في العمل في C Suite في المنطقة.


المهام الأساسية:


إدارة وتنظيم الأنشطة اليومية للفرد - إبقائهم على اطلاع وتركيز على القضايا ذات الأولوية.
توفير دعم رفيع المستوى للاجتماعات والمؤتمرات بما في ذلك تدوين المحاضر وإعداد بنود جدول الأعمال والتقارير والإحاطات والمراسلات بما في ذلك البحث عن المعلومات وجمع البيانات وصياغة الردود وتقديم تقارير الحالة حول القضايا المعلقة.
تحديد الاستفسارات ومراقبتها والاستجابة لها من خلال ضمان الدقة ومراقبة جودة الردود الواردة من داخل المجموعة.
الاحتفاظ بمفكرة يومية شاملة.
ترتيب متطلبات السفر والإقامة ومسارات الرحلة.
الحفاظ على نهج احترافي واحترام سرية العميل والموظفين.
التحقيق والبحث في القضايا وتقديم التقارير حسب الاقتضاء.
صيانة أنظمة الملفات المكتبية.
بناء علاقات شخصية فعالة والحفاظ عليها مع ضمان توفير خدمة سرية وفي الوقت المناسب وموجزة ودقيقة.
توفير الدعم الإداري التنفيذي بما في ذلك تقديم الفواتير وتقارير النفقات والوثائق الأخرى وصيانة السجلات والاحتفاظ بها كما هو مطلوب.
العمل بشكل مستقل وضمن فريق على مشاريع خاصة وغير متكررة ومستمرة.
العمل كمدير مشروع للمشاريع الخاصة ، بناءً على طلب الإدارة ، والتي قد تشمل تخطيط وتنسيق عروض تقديمية متعددة ، ونشر المعلومات ، وتنظيم الأحداث على مستوى الشركة.
التواصل مع الإدارة التنفيذية والإدارية والخطية لجمع ونقل المعلومات إلى الفريق التنفيذي.


متطلبات الدور:


خبرة سابقة كمساعد تنفيذي في C-Suite Level.
اللغة الإنجليزية الاحترافية (قراءة وكتابة ومحادثة) مع مهارات اتصال ممتازة.
خبرة في بيئة الشركات.
مهارات كمبيوتر ممتازة ، خاصة مع MS Office بما في ذلك Word و Excel و PPT.
بادئ ذاتي مخصص مع مهارات تنظيمية قوية.
يهتم بالتفاصيل ويكون قادرًا على تقديم تقارير دقيقة على الفور.
إظهار القدرة على تعدد المهام والعمل تحت الضغط بمواعيد نهائية ضيقة.
سيتعرض المنصب لمعلومات ذات طبيعة سرية وبالتالي يجب على الشخص إظهار ثقة تامة في التعامل مع المعلومات المذكورة.
يجب أن تكون منظمة ولديها مهارات استثنائية في إدارة الوقت.

Omnicom Group Inc. is a leading global advertising and marketing communications services company. Omnicom's branded networks and numerous specialty firms provide advertising, strategic media planning and buying, digital and interactive marketing, direct and promotional marketing, public relations, and other specialty communications services to more than 5,000 clients in more than 100 countries.


We are currently ****ing an Executive Assistant to join the business. In this role, you will provide daily C-Level task management, planning, and support to a C-Suite Executive. The role will be varied, and we are looking for an individual who comes with at least 5 years’ experience working at a C Suite in the region.


Key responsibilities:


Manage & organize the daily activities for the individual – keeping them informed and focused on priority issues.
Providing high-level support for meetings and conferences including the taking of minutes, preparation of agenda items, reports, briefings, and correspondence including researching information, collating data, drafting responses, and providing status reports on outstanding issues.
Identifying, monitoring, and attending to inquiries, by ensuring resolution and quality control of responses coming from within the Group.
Maintaining a comprehensive daily diary.
Arranging travel and accommodation requirements and itineraries.
Maintaining a professional approach and respect for client & staff confidentiality.
Investigating and researching issues and providing reports as required.
Maintaining office filing systems.
Building and maintaining effective interpersonal relationships whilst ensuring the provision of a confidential, timely, concise, and accurate service.
Provide executive administrative support including submission of invoices, expense reports, other documentation, and records maintenance and retention as required.
Work independently and within a team on special and nonrecurring and ongoing projects.
Act as a project manager for special projects, at the request of management, which may ******* planning and coordinating multiple presentations, disseminating information, and organizing company-wide events.
Communicate with executive, administrative, and line management to gather and convey information to the executive team.


Requirements for the role:


Prior experience as Executive Assistant at C-Suite Level.
Professional English (reading, writing, speaking) with excellent communication skills.
Experience within a corporate environment.
Excellent computer skills, especially with MS Office including Word, Excel, PPT.
Dedicated self-starter with strong organizational skills.
Pays attention to detail and be able to provide accurate reports promptly.
Demonstrate ability to multitask and work under pressure with tight deadlines.
The position will have exposure to information of a confidential nature and as such person must demonstrate strict confidence in handling said information.
Must be organized and have exceptional time management skills.

للتقديم اضغط هنا