وظيفة مساعد شخصي شاغرة - شركة Emirates General Petroleum Corporation بدبي

[uae_jobs]

اعلنت شركة Emirates General Petroleum Corporation بدبي عن وظيفة مساعد شخصي شاغرة وذلك للعمل في دبي

المرشح المثالي سيوفر السكرتارية المهنية والمساعدة الإدارية والدعم للمدير بهدف ضمان عمليات تتسم بالكفاءة والفعالية داخل مكتب المدير.


المسؤوليات / المسؤوليات الرئيسية:



يوفر خدمة سكرتارية مهنية خاصة للمدير وتوجيه المتصلين والمراسلات حسب الضرورة ويأخذ زمام المبادرة في صياغة الردود وإنهائها عند الاقتضاء لضمان التعامل مع جميع الأمور بكفاءة وبشكل مناسب.

يراقب المراسلات ، بما في ذلك المعلومات السرية للغاية ، ويقيم المعلومات / الاتصالات الواردة ويقدم المعلومات ذات الصلة إلى المدير ، ويحدد الأولويات وفقًا للأهمية / الإلحاح في كل موضوع.

اتخاذ الترتيبات اللازمة للاجتماعات ، بما في ذلك حجز المكان ، والتأكد من أن جميع المشاركين على دراية بالتوقيت ، وتوفر الإمدادات الكافية من القرطاسية ، واستقبال الزوار بطريقة ترحيبية وفعالة ، وقد يحضر الاجتماع كسكرتير محضر إذا لزم الأمر

متابعة الاستجابات المعلقة للطلبات المقدمة من المدير إلى موظفي الإدارة ، وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية

يوفر إدارة الوقت / خدمة اليوميات للمدير لضمان الاستخدام الفعال للوقت والحضور في جميع الاجتماعات في الأوقات المحددة

يجعل ترتيبات السفر بطريقة فعالة من حيث الوقت ، بما في ذلك ترتيب مسارات الرحلة / تأشيرة الأماكن المعقدة ، وما إلى ذلك ، مما يضمن الاستخدام الأكثر فعالية لوقت المدير

ينشئ ويحافظ على السجلات وأنظمة الملفات ، ويجدد القرطاسية ويرتب للتشغيل الفعال للمعدات المكتبية لضمان أن المكتب يمكن أن يعمل بشكل فعال.

يراقب ويطبق مستويات صارمة من السرية والتقدير في جميع الأمور المتعلقة بأداء العمل وفي تقديم الخدمات لإدارة الشؤون الشخصية.





المؤهلات / المتطلبات:



المعرفة بإدارة المكاتب

دبلوم من كلية سكرتارية معترف بها

خبرة لا تقل عن 6 سنوات في دور مماثل

مهارات لوحة المفاتيح المختصة / الإلمام بتكنولوجيا المعلومات

مهارات الاتصال والطريقة الهاتفية الواثقة

لاعب فريق وأنيق

قابلة للتكيف ومرنة

عروض المبادرة
The ideal candidate will provide professional secretarial and administrative assistance and support to the Director with the objective of ensuring efficient and effective operations within the Director's office.



Key Accountabilities/Responsibilities

Provides a professional private secretarial service for Director, routing callers and correspondence as necessary and takes initiative in drafting and finalizing replies where appropriate to ensure that all matters are dealt with efficiently and appropriately.
Monitors correspondence, including highly confidential information, assesses information/communication received and submits relevant info to the Director, prioritizes according to importance/urgency on each subject.
Makes arrangements for meetings, including booking venue, ensuring all participants are aware of timing, adequate supplies of stationery are available, receives visitors in a welcoming and efficient manner and may attend meeting as minutes secretary if required
Follows-up outstanding responses to requests from the Director to Departmental staff, ensuring deadlines are adhered to
Provides time management/diary service for the Director to ensure effective use of time and attendance at all meetings at the appointed times
Makes travel arrangements in a time-effective way, including arranging complex itineraries/venues visa, etc, ensuring most effective use of the Director's time
Establishes and maintains records and filing systems, replenishes stationery and arranges for the efficient operation of office equipment to ensure the office can function effectively.
Observes and applies strict levels of confidentiality and discretion in all matters related to work performance and in providing services for the administration of personal affairs.


Qualifications/Requirements

Knowledge of office administration
Diploma from a recognized secretarial college
A minimum of 6 years experience in a similar role
Competent keyboard skills / IT literate
Communication skills and confident telephone manner
Team player and personable
Adaptable and flexible
Shows initiative

للتقديم اضغط هنا