وظيفة شؤون الإدارة التنفيذية Executive Administration Affairs - شركة Cleveland Clinic Abu Dhabi في ابوظبي

[uae_jobs]

اعلنت شركة Cleveland Clinic Abu Dhabi في ابوظبي عن وظيفة شؤون الإدارة التنفيذية Executive Administration Affairs وذلك للعمل في ابوظبي


يقوم المسؤول ، شؤون الإدارة التنفيذية بإدارة وتنفيذ الأنشطة المتعلقة بالشؤون الإدارية ، ويعمل كنقطة اتصال رئيسية لمكتب المدير التنفيذي. يضمن اتباع السياسات والعمليات والأنظمة ذات الصلة والالتزام بها. يساعد هذا الدور أيضًا في تخطيط وتنظيم وتسهيل جميع الأنشطة المتعلقة بالبروتوكول التي تشمل ضيوفًا من كبار الشخصيات. شاغل الوظيفة مسؤول عن تنسيق وتجميع العروض التقديمية وجداول الأعمال والمواد بالإضافة إلى توفير الدعم الإداري والإحصائي الدقيق للمدير التنفيذي ، والتي يجب أن يتم تنفيذها بأقل قدر من الإشراف.

المسؤوليات:

· يوجه الدعم الإداري والتحليلي والإداري المتعلق بالتكامل وتنفيذ المشاريع والخدمات والسياسات والإجراءات الجديدة.

· يشرف ويوجه الأنشطة اليومية لمكتب المدير التنفيذي ، بما في ذلك تعديل الإجراءات والأنظمة لضمان عمليات منتجة وفعالة وإدارة موظفي الدعم الإداري عبر الوظيفة حسب الحاجة.

· يقدم المشورة للقيادة التنفيذية فيما يتعلق بالعمليات المختلفة بما في ذلك أنشطة التكامل والموارد البشرية والمساحة ومتطلبات خدمة الدعم لتحقيق الأهداف والغايات المحددة.

· إجراء البحوث وإجراء التحليلات وتجميع البيانات وتقديم المشورة للقيادة التنفيذية فيما يتعلق باستراتيجيات التخطيط بعيدة المدى والتنبؤ المالي وإدارة شؤون الموظفين غير الأطباء والعلاقات مع المرضى والمساحة والمعدات واستراتيجيات التسويق والعلاقات الخارجية.

· يحافظ على هيكل تنظيمي فعال ويضمن التوظيف المناسب مع الموظفين المهرة والمدربين.

· تراقب العمليات وتوصي وتنفذ التحسينات لضمان أقصى قدر من الخدمة.

· يوجه عملية الميزانية السنوية ويشارك في استراتيجيات التخطيط المتعلقة بالتنبؤ بالإيرادات واحتياجات الموارد البشرية والمرافق والخدمات ومواقف السوق.

· تقديم المساعدة والدعم للمدير التنفيذي في تخطيط المشاريع وإدارتها وتنفيذ الأهداف والغايات المعلنة.

· يقوم بالبحث والتحليل حول قضايا محددة ، حسب الاقتضاء ، ويقوم بشكل مستقل بإعداد الرسائل والتقارير غير الروتينية ، والتي قد تكون حساسة للغاية وسرية بطبيعتها.

· ينظم ويسهل اجتماعات المجلس التنفيذي والمؤسسة وعلى مستوى المؤسسة والمؤتمرات والمناسبات الخاصة الأخرى.

· يضمن أن يتم التعامل مع جميع المستندات التي تصل إلى الرئيس التنفيذي في الوقت المناسب ، بما في ذلك البريد الوارد / الصادر ، والاتصالات الداخلية ، ووثائق العمل ، والفاكسات وخدمات البريد السريع.

· يساعد الرئيس التنفيذي في جدولة التوظيف على المستوى التنفيذي والمسائل المتعلقة بالمقابلة بالتعاون مع شركاء الأعمال في رأس المال البشري واكتساب المواهب.

· يولد مواد العرض التقديمي / الرسومات وتقارير الأعمال للمراجعة / الاجتماعات.

· يقدم المساعدة في فهم وتفسير إجراءات مكتب الرئيس التنفيذي ، حسب الاقتضاء ، ويضمن امتثال عمليات المكتب لأحكام ومعايير السياسة.

· يساعد في التنسيق والإشراف وإنجاز المشاريع الخاصة ، حسب الاقتضاء.

· يحافظ على الاتصال مع المنظمات والدوائر الحكومية المناسبة من أجل تسهيل تبادل المعلومات.

· ينشئ ويحافظ على نظام حفظ فعال لجميع الوثائق والتقارير والخطط السرية وما إلى ذلك.

· يحتفظ بسجلات ، ويولد تقارير إحصائية موجزة حسب الاقتضاء.

· يتوافق مع أصحاب المصلحة الداخليين / الخارجيين / العملاء والرد على الاستفسارات بطريقة مهنية وسريعة.

· التحديثات وتقديم المشورة للموظفين المعنيين فيما يتعلق بالزيارة ويعمل كحلقة وصل إلى مكتب المراسم لكبار الشخصيات.

· يضمن التوجيه الصحيح وفي الوقت المناسب لطلبات الشراء والمكالمات الهاتفية والمراسلات اليومية ؛ يعد الردود على المراسلات التي تحتوي على استفسارات روتينية.

· يساعد في التخطيط / التحضير لأحداث الشركة الخاصة (مثل اجتماعات الشركة والتجمعات الاجتماعية) والاجتماعات التنفيذية.

· يوضح الجهود المستمرة لتحسين الفعالية وإنتاج عمل جيد ويتوقع احتياجات إدارة الإدارة التنفيذية ومكتب الرئيس التنفيذي.

· يضمن الحفاظ على السرية في جميع المعاملات والالتزام بمعايير CCAD كما تظهر في قواعد السلوك وسياسات تضارب المصالح.

· يؤدي واجبات أخرى كما تم تعيينها.


متطلبات التأهيل والخبرة:

· درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة

يفضل درجة الماجستير وقد تكون بديلاً لبعض الخبرات المذكورة.

تجربة

· يتطلب خمس سنوات من الخبرة الإدارية لتشمل تطوير الميزانية والتنبؤ بها ، وتقييم فعالية تكلفة الأنظمة ، وتخطيط وإدارة المساحة والمعدات ، وإدارة مستويات متنوعة من الموظفين ، والتخطيط والتنفيذ



The Adminisitrator, Executive Administration Affairs manages and executes administration affairs related activities, serves as a principal point of contact for the Office of the CEO. Ensures that relevant policies, processes, systems etc. are being followed and adhered to. This role also assists with planning, organizing and facilitating all protocol related activities involving VIP guests. The incumbent is responsible for the coordination and compilation of presentations, agendas and materials as well as providing sensitive administrative, statistical and support to the CEO, which shall be performed with minimal supervision.

PRIMARY JOB DUTIES AND RESPONSIBILITIES
· Directs the administrative, analytical and managerial support related to integration and implementation of new projects, services, policies and procedures.
· Oversees and directs the day-to-day activities of the Office of the CEO, including adjusting procedures and systems to ensure productive and efficient operations and managing administrative support staff across the Function as needed.
· Advises Executive Leadership regarding various processes including integration activities, human resources, space and support service requirements to achieve specified goals and objectives.
· Researches, performs analysis, compiles data and advises Executive Leadership relative to long-range planning strategies, financial forecasting, non-physician personnel management, patient relations, space and equipment, marketing strategies and external relations.
· Maintains an effective organizational structure and ensures proper staffing with skilled and trained personnel.
· Monitors processes and recommends and implements improvements to ensure maximum service.
· Directs the annual budget process and participates in planning strategies related to revenue forecasting, human resource needs, facilities, services and market positions.
· Provides assistance and support to the Chief Executive Officer in project planning, administration and execution of stated goals and objectives.
· Performs research and analysis on specific issues, as required, and independently prepares non-routine letters and reports, which may be highly sensitive and confidential in nature.
· Organizes and facilitates executive-level Board, enterprise and organization-wide meetings, conferences, and other special events.
· Ensures that all documents reaching CEO are handled in a timely manner, including incoming/outgoing mail, internal communications, business documents, faxes and courier services.
· Assists the CEO in executive level recruitment related scheduling and interview matters in collaboration with Human Capital Business Partners and Talent Acquisition.
· Generates presentation materials/graphics and business reports for review/meetings.
· Provides assistance on the understanding and interpretation of Office of CEO procedures, as appropriate, and ensures that office operations are in compliance with policy provisions and standards.
· Assists in the coordination, supervision, and completion of special projects, as appropriate.
· Maintains contact with the appropriate organizations and government departments in order to facilitate the exchange of information.
· Establishes and maintains an effective filing system for all the confidential documents, reports, plans etc.
· Maintains logs, and generates statistical summary reports as required.
· Corresponds with internal/ external stakeholders / customers and respond to enquiries in a professional and prompt manner.
· Updates and advises concerned Staff regarding the visit and serves as a liaison to the Protocol Office for VIPs.
· Ensures proper and timely routing of purchase requests, phone calls and daily mailings; prepares responses to correspondence containing routine inquiries.
· Assists with planning/preparation for special company events (i.e. company meetings, social gatherings) and executive meetings.
· Demonstrates continuous efforts to improve effectiveness, produce quality work and anticipates the needs of the Executive Administration department and CEO Office.
· Ensures that confidentiality is maintained in all transactions and adheres to CCAD’s standards as they appear in the Code of Conduct and Conflict of Interest policies.
· Performs other duties as assigned.



QUALIFICATION & EXPERIENCE REQUIREMENTS

· Bachelor’s degree in Business Administration, Management or related field
· Master Degree preferred and may substitute for some of the stated experience.
Experience
· Requires five years of management experience to ******* budget development and forecasting, assessment of cost effectiveness of systems, planning and management of space and equipment, management of diverse levels of employees, planning and implementation of systems and procedures
· 2+ years of office management experience with CEO/Chairman office
· Experience in a medical practice setting or hospital environment preferred.
· Must have strong written and verbal skills, excellent organization and time management skills.
· Requires critical thinking skills, decisive judgment and the ability to work with minimal supervision.
· Must be able to work in a stressful environment and take appropriate action.
· Demonstrated top level executive support experience
· Ability to logically organize, schedule and reschedule diaries for CXOs in accordance with demanding and competing workloads
· Demonstrated ability to work autonomously and at a high level in terms of initiative, planning and preparedness for the majority of time
· Demonstrated ability to work cooperatively and collectively within a team environment
· Demonstrated ability to coordinate complex conferences/seminars and large meetings
· Demonstrated ability to prioritize an often sizable and fluctuating workload based on urgency and importance
· Demonstrated ability to effectively and professionally communicate with a wide range of stakeholders, and external partners
· Demonstrated ability to maintain strict levels of high confidentiality, and promote adherence at all times to the principles of Data Protection
· Excellent communication and interpersonal skills
· Proficiency with Microsoft Office suite
· Fluency in written and spoken English
· Skilled in managing aspects of project work as and when required to ensure targets are met


للتقديم اضغط هنا