وظيفة منسق موارد بشرية Human Resources Coordinator - شركة MCN Middle East Communications Network في دبي

[uae_jobs]

اعلنت شركة MCN Middle East Communications Network في دبي عن وظيفة منسق موارد بشرية Human Resources Coordinator وذلك للعمل في دبي


هل أنت شخص لديه مهارات كبيرة في حل المشكلات ويركز على تحسين العمليات؟ إذن فأنت بالضبط نوعنا!


MCN هي شركة رائدة في مجال الاتصالات الإعلانية والتسويقية في منطقة الشرق الأوسط وشمال إفريقيا ، وهي تبحث عن فرد قابل للتكيف وموثوق به مع تعاطف كبير واهتمام بالتفاصيل للانضمام إلى فريقنا كمنسق الموارد البشرية لدينا.


بصفتك منسقًا للموارد البشرية ، فأنت شخص يمكن أن تكون شريكًا حقيقيًا لفريق الوكالات متعدد الوظائف والشركات الشقيقة لدينا ، حيث تدعم الموارد البشرية وتحافظ على قاعدة بيانات Oracle HRMS.


يفخر فريق الموارد البشرية العالمي لدينا في MCN بدعم ورعاية المواهب داخل كل من المكاتب المحلية ومجتمعنا الأوسع. نحن فضوليون ونركز على الثقافة ومبدعون ولدينا شغف لا ينتهي للمساعدة في تغذية التميز الإبداعي.


المسؤوليات:


قيادة التنسيق عبر الإدارات من أجل ضم موظفين جدد ، وإلحاق موظفين جدد ، والعقود ، والفنادق والتذاكر ، وطلبات التأشيرات والإلغاء ، وإعداد تكنولوجيا المعلومات ، والأرشفة.
رفع طلب الموظف وتقديمه للحصول على الموافقات.
إعداد العقود واتفاقيات عدم الإفشاء بما يتماشى مع سياسة الشبكات متعددة القنوات.
إنشاء ملف الموظف وقائمة المراجعة ومتابعة استكمال ملف الموظفين.
تنسيق حجوزات الفنادق والتذاكر للنجارين الجدد عند الضرورة.
قم بالتنسيق مع فريق PRO لتقديم طلب للحصول على تأشيرة إقامة وإتمام العملية.
قم بإنشاء سجلات الموظف الجديد في Oracle HRMS بما في ذلك تحميل جواز السفر وتفاصيل التأشيرة.
احتفظ دائمًا ببيانات الموارد البشرية الدقيقة في Oracle HRMS.
التأمين الطبي - تتم عمليات الإضافة والحذف وتقديم المطالبات أسبوعياً.
إنشاء خطابات الراتب حسب الطلب.
التعامل مع جميع استفسارات الموظفين حول الإجازات والتأشيرات والتذاكر الطبية والجوية وما إلى ذلك.
ترتيب العمل وزيارة التأشيرات كما هو مطلوب.
حافظ على الإيداع محدثًا على أساس أسبوعي.
استكمال جميع نماذج تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالتوافق مع SOX.
قم بإخطار المديرين المباشرين وانسخ مستشار الموارد البشرية ذي الصلة في جميع نماذج مراجعة المراقبة.
قم بإعداد عقود العاملين لحسابهم الخاص وتحقق من حالة جواز السفر والتأشيرة لجميع المستقلين
الاحتفاظ بقائمة الموظفين للتعريف كل شهر وتسجيلها في الورقة الرئيسية.
التعامل مع المصروفات النثرية للمحترفين وتسوية تأشيرات الزيارة عبر الإنترنت.
تابع مع قسم تكنولوجيا المعلومات للتأكد من إلغاء عناوين البريد الإلكتروني عند مغادرة الموظفين للوكالة.
تحديث كل قاعدة البيانات عند مغادرة الموظفين.
قم بالتنسيق مع PRO لإلغاء / نقل التأشيرات ومسح قائمة الهجرة.


المهام:


معرفة الموارد البشرية وإدارة المكاتب
يجب أن يكون ودودًا ومفيدًا عند التعامل مع الموظفين.
القدرة على تخطيط وتحديد أولويات عبء العمل.
يجب أن يكون منظمًا جيدًا يتمتع بمهارات اتصال جيدة.
ثقة وقادرة على استخدام المبادرة الخاصة.
متواصل شفهي وكتابي جيد.
يجب أن يتسم بالمرونة من حيث ساعات العمل.
احترام السرية والقدرة على التعامل بسرية مع المعلومات الحساسة.
الاهتمام بالتفاصيل ودقة عالية
مهارات التعامل مع الآخرين واتخاذ القرار
مهارات الاتصال اللفظي والاستماع
مهارات تنظيمية وجديرة بالثقة


الخبرة والمؤهلات:


درجة بكالوريوس او ما يعادلها
2 سنوات خبرة
Word و Excel و Powerpoint و Outlook
معرفة العمل على Oracle HRMS
القدرة على صياغة المراسلات العامة بأقل قدر من التوجيه



Are you a people person who has great problem solving skills and is focused on improving processes? Then you’re exactly our type!


MCN a leader in advertising and marketing communications in the MENA region, is ****ing an individual who is adaptable and reliable with great empathy and attention to detail to join our team as our HR Coordinator.


The role:


As a HR Coordinator, you are someone who can be a true partner to our cross-functional agency team and sister companies, supporting HR and maintaining Oracle HRMS database.


Reporting To:


Regional HR Operations Manager


The Team


Our Global HR Team at MCN pride themselves on supporting and nurturing talent within both the local offices and our wider community. We are curious, culture focused and creative with a never ending passion to help nourish creative excellence.


What you will do…

• Lead on coordinating across departments for the onboarding of new joiners, and offboarding employees, contracts, hotels and tickets, visa applications and cancelations, IT setup, and archiving.
• Raise Employee Requisition Request and submit for approvals.
• Prepare contracts and NDA’s in line with MCN policy.
• Create employee file and checklist and follow to completion of staff file.
• Co-ordinate hotel & ticket bookings for new joiners where necessary.
• Co-ordinate with PRO team to apply for residency visa & complete process.
• Create new employee records on Oracle HRMS including uploading of passport, visa details.
• Always maintain accurate HR data on Oracle HRMS.
• Medical insurance – additions, deletions & claim submissions done weekly.
• Creating salary letters as requested.
• Handle all employee enquiries about leave, visa, medical and air tickets etc.
• Arrange business and visit visas as required.
• Keep filing up to date on weekly basis.
• Completion of all IT forms for SOX compliance.
• Notify line managers and copy relevant HR Advisor’s on all probation review forms.
• Prepare contracts for Freelancers and check the passport & visa status of all freelancers
• Maintain list of employees for induction each month and record on master sheet.
• Handle the PRO petty cash and online visit visas reconciliation.
• Follow up with IT to ensure email addresses are cancelled when employees leave the Agency.
• Update all database when employees leave.
• Co-ordinate with PRO’s to cancel / transfer visas and clear Immigration list.

Your key qualities as a person are…

• Knowledge of human resources and office administration
• Needs to be friendly and helpful when dealing with employees.
• Ability to plan and prioritize own workload.
• Must be a good organizer with good communication skills.
• Confident and able to use own initiative.
• A good verbal and written communicator.
• Must be flexible in terms of working hours.
• Respect for confidentiality and ability to deal discretely with sensitive information.
• Attention to detail and high level of accuracy
• Interpersonal and decision-making skills
• Verbal, listening, and communications skills
• Organizational skills & trustworthy

Your background will include…

• Bachelor’s degree or equivalent
• 2 years’ experience
• Word, Excel, Powerpoint, Outlook
• Working knowledge on Oracle HRMS
• Ability to draft general correspondence with minimal guidance

للتقديم اضغط هنا