وظيفة مساعد تنفيذي Executive Assistant - شركة JCA Associates ابوظبي

[uae_jobs]

اعلنت شركة JCA Associates عن وظيفة مساعد تنفيذي Executive Assistant للعمل في ابوظبي


يبحث عميلنا العالمي عن مساعد تنفيذي للانضمام إلى فريقه على أساس التفرغ. سيقدم المنسق دعمًا إداريًا عالي المستوى وسريًا للآلية العالمية و / أو القيادة التنفيذية ، أثناء ممارسة درجة عالية من الدبلوماسية وحسن التقدير. شاغل الوظيفة سيتعامل مع مجموعة واسعة من الحالات التي تنطوي على وظائف كتابية وإدارية. ستشمل المسؤوليات دعم جدول المدير التنفيذي ، والتخطيط للاجتماعات ، والعروض التقديمية ، والسفر ، والتقارير ، وتكون جهة اتصال مع مجلس الإدارة بالإضافة إلى العديد من المديرين التنفيذيين وأفراد الإدارة لتوصيل المعلومات ذات الصلة ، واستكشاف الأخطاء وإصلاحها ، وحل المشكلات ، وحل الاستفسارات. توفير المساعدة الشخصية الفعالة ودعم المراسلة للآلية العالمية ، وتوجيه المراسلات ، حسب الضرورة ، واتخاذ المبادرة في صياغة الردود ، عند الاقتضاء ، لضمان التعامل مع جميع الاتصالات بشكل مناسب.

العمل كنقطة أولى لكل من الأطراف الداخلية والخارجية التي ترغب في الاتصال بالآلية العالمية أو مقابلتها وفحص الطلبات لضمان إعطاء الأولوية لمن لديهم أسباب حقيقية ومهمة.
توفير دعم إدارة اليوميات لضمان تخصيص وقت GM بشكل فعال بين مختلف المسؤوليات.
ترتيب الاجتماعات التي دعا إليها المدير العام وإعداد محاضر الاجتماعات ، حسب الاقتضاء.
اتخذ زمام المبادرة نيابة عن الآلية العالمية لتحديد المشاكل والقضايا التي تنشأ والتعامل معها لضمان حسن سير العمل في مكتب جنرال موتورز.
تطوير وإنشاء عمليات وأنظمة سير العمل لتمكين التشغيل السلس لمكتب GM Office.
قم بإعداد وتجميع الأوراق / الوثائق ، بما في ذلك التقارير والوثائق المتعلقة بالمشروع والإدارة ، للآلية العالمية ، مع ضمان إكمالها وإعدادها في الوقت المناسب للاجتماعات والمناقشات.
قم بإجراء ترتيبات السفر ، بما في ذلك التفاوض على التذاكر والنقل والإقامة ، بطريقة فعالة من حيث التكلفة ، مما يضمن الاستخدام الأفضل لوقت GM.
الاحتفاظ بالسجلات / الملفات ، وتجديد القرطاسية ، وترتيب خدمة المعدات المكتبية لضمان قدرة الآلية العالمية على العمل بفعالية.
توفير المرافق المكتبية والدعم الإداري ذي الصلة لفرق المشروع والاستشاريين العاملين في المشاريع لفترات محدودة.
مراقبة وتطبيق مستويات صارمة من السرية وحسن التقدير لجميع الأمور المتعلقة بأداء الدور ؛ وأداء أي مهام أخرى ذات صلة حسب توجيهات المدير العام.

الكفاءات التقنية:

إدارة مكتب
محو الأمية الحاسوبية
مهارات اللغة الإنجليزية (شفهيًا وكتابيًا)
مهارات اللغة العربية (شفهيًا وكتابيًا)

المؤهلات والخبرة :

دبلوم أو HD في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة
الانتساب إلى جمعية مهنية
4 سنوات أو أكثر من الخبرة في دعم كبار المسؤولين التنفيذيين
ست سنوات بصفة إدارية
مطلوب مهارات الاتصال والتعامل مع الآخرين
يجب أن يكون قادرًا على القيام بمهام متعددة بوتيرة سريعة ، وحجم كبير ، وبيئة
يتعامل مع المسائل التجارية السرية التنفيذية
الاهتمام بالتفاصيل والدقة



Our global client is looking for an executive assistant to join their team on a full-time basis. The Coordinator will provide high-level, confidential administrative support to the GM and/or Executive Leadership, while exercising a high degree of diplomacy and discretion. The incumbent will handle a wide variety of situations involving both clerical and administrative functions. Responsibilities will ******* supporting the executive’s schedule, meeting planning, presentations, travel, reports and be a liaison to the Board of Directors as well as various executives and department individuals to communicate relevant information, troubleshoot, problem solve and resolve queries. Provide efficient personal assistance and correspondence support to the GM, routing correspondence, as necessary, and taking initiative in drafting replies, where appropriate, to ensure that all communications are dealt with appropriately.

• Act as first point for both internal and external parties who wish to contact or meet the GM and screen the requests to ensure those with genuine and important reasons are given priority.
• Provide diary management support to ensure that the GM time is allocated effectively among various responsibilities.
• Arrange meetings called by the GM and prepare minutes, as required.
• Take initiative on behalf of the GM to identify and deal with problems and issues that arise to ensure the smooth running of the GM Office.
• Develop and establish workflow processes and systems to enable smooth running of the GM Office.
• Prepare and compile papers / documentation, including project and Department-related reports and documents, for the GM, ensuring they are completed and prepared in time for meetings and discussions.
• Make travel arrangements, including negotiation for ticketing, transportation and accommodation, in a cost-effective way, ensuring best use of the GM time.
• Maintain records / files, replenish stationery, and arrange servicing of office equipment to ensure the GM can function effectively.
• Provide office facilities and related administrative support to project teams and consultants working on projects for limited durations.
• Observe and apply strict levels of confidentiality and discretion to all matters related to the performance of role; and Perform any other relevant tasks as directed by the GM.

Technical Competencies:

• Office administration
• Computer literacy
• English language skills (Oral and written)
• Arabic language skills (Oral and written)

Preferred Qualifications & Experience:

• Diploma or HD in Business Administration or related field
• Affiliation with a professional association
• 4 or more years’ experience supporting a Senior Executive
• Six years in an administrative capacity
• Savvy communication and interpersonal skills required
• Must be able to multi-tasking in a fast pace, high volume, environment
• Handles confidential executive business matters
• Attention to detail and accuracy

للتقديم اضغط هنا