وظيفة سكرتير تنفيذي Executive Secretary - شركة Gulf PetroGas for Insulation & Petroleum Derivative في دبي

[uae_jobs]

اعلنت شركة Gulf PetroGas for Insulation & Petroleum Derivative عن وظيفة سكرتير تنفيذي Executive Secretary للعمل في دبي


نحن نبحث عن سكرتير تنفيذي سيكون مسؤولاً عن مهام الإدارة اليومية ، وسيكون مسؤولاً أمام المدير وسيكون مسؤولاً عن إدارة الاجتماعات اليومية وجدول الأعمال والقيام بالأعمال اللازمة لتنظيم مكتبه.


المسؤوليات:

احتفظ باليوميات ورتب المواعيد.
التنسيق اليومي مع الأقسام المختلفة.
جدولة الاجتماعات تنشئ جداول الأعمال وتستغرق دقائق.
تعامل مع الاستفسارات عبر الهاتف والبريد الإلكتروني وأعد توجيهها إلى عضو الفريق المعين.
كتابة وتصوير وطباعة المستندات المختلفة.
إنشاء وصيانة نظام دقيق لحفظ الملفات.
طلب وصيانة القرطاسية وإدارة المعدات المكتبية.
قم بعمل ترتيبات السفر.
تنظيم فعاليات أو مؤتمرات الشركة.
طلب القرطاسية والأثاث.
التعامل مع المراسلات والشكاوى والاستفسارات.
إعداد الرسائل والعروض التقديمية والتقارير.
الاتصال بالموظفين والموردين والعملاء.
تنفيذ وصيانة الإجراءات / النظم الإدارية المكتبية.
تفويض المهام للموظفين المبتدئين.


المتطلبات:

درجة البكالوريوس أو ما يعادلها في إدارة الأعمال.
العربية والإنجليزية تحدثا وكتابة.
3 سنوات على الأقل في سكرتير تنفيذي.
مهارات قوية في حل المشكلات واتخاذ القرار.
مهارات العمل الجماعي والتواصل الكتابي / اللفظي.
المهارات التنظيمية وإدارة الوقت.
مهارات استثنائية مع Microsoft Office.
تستطيع العمل تحت الضغظ.
مهارات تعدد المهام.


الخبرة السابقة في صناعة البناء ستكون أحد الأصول.



We are looking for Executive Secretary will be responsible of day to day administration tasks, will be reporting to manager and will be responsible to manage daily meetings and agenda and do the necessary work to organize his office.


Main Duties & Responsibilities:

• Keep diaries and arrange appointments.
• Daily coordination with different departments.
• Schedule meetings create agendas and take minutes.
• Handle telephone and email inquiries and redirect them to the assigned team member.
• Write, photocopy and print various documents.
• Create and maintain an accurate filing system.
• Order and maintain stationery and managing office equipment.
• Make travel arrangements.
• Organizing company events or conferences.
• Ordering stationery and furniture.
• Dealing with correspondence, complaints, and queries.
• Preparing letters, presentations, and reports.
• Liaising with staff, suppliers and clients.
• Implementing and maintaining procedures/office administrative systems.
• Delegating tasks to junior employees.

Minimum Requirements:

• BS Degree or equivalent in Business administration.
• Arabic and English spoken and written.
• Minimum of 3 years in Executive Secretary.
• Strong problem solving and decision-making skills.
• Team working and written/verbal communication skills.
• Organizational and time management skills.
• Exceptional skills with Microsoft Office.
• Can work under pressure.
• Multi-tasking skills.

Previous Experience in Construction Industry will be an asset.


للتقديم اضغط هنا