وظيفة منسق موارد بشرية HR Coordinator - شركة Richemont في دبي

[uae_jobs]

تعلن شركة Richemont عن توفر وظيفة منسق موارد بشرية HR Coordinator للعمل في دبي


الهدف الأساسي:



يتعامل منسق الموارد البشرية مع الجانب الإداري لقسم الموارد البشرية ويوفر الدعم في المجالات الوظيفية للإدارة ، والتي تشمل الالتحاق بالخارج وسجلات الموظفين وعلاقات الموظفين وإدارة المزايا.



المهام الأساسية:



قم بإعداد عروض وعقود جديدة وفقًا للتفاصيل المقدمة من مدير الموارد البشرية
إبلاغ متطلبات التوظيف والتأشيرة للمنضمين الجدد عند قبول العرض
اجمع وتحقق من جميع المستندات المقدمة واتصل بـ PRO لطلب التأشيرة / تصريح العمل
إعداد حصص التعيينات لتطبيق MOL
التنسيق مع توطين لاعتماد وتصفية الوظائف الجديدة
قم بإعداد جميع الترتيبات اللازمة قبل وصول الموظف الجديد (إن وجد) ، مثل الرحلة والإقامة المؤقتة والاستقبال في المطار.
ابدأ SAP onboarding وقم بتحديث أداة الإعداد عبر الإنترنت عند الانتهاء من طلبات المعدات الخاصة بالمدير
طلب تسوية بدل الإقامة وشيك الإقامة للموظف الجديد (إن وجد)
تحضير خطابات تأكيد تاريخ الانضمام
تنظيم توجيه Richemont شهريًا

عملية الخروج للمترسبين

قم بإعداد خطابات الإنهاء ونهاية العقد وما إلى ذلك حسب طلب إدارة الموارد البشرية

قم بإبلاغ عملية الخروج من الموظف وجدولة اجتماع عملية الخروج
طلب تصريح من الإدارات المختلفة للموظفين الذين تم إنهاء خدمتهم
إعداد التسوية النهائية ليتم توقيعها من قبل الموارد البشرية والموظف
الاتصال بـ PRO لإلغاء التأشيرة أو نقلها
طلب الإفراج عن الدفعة النهائية بمجرد اكتمال التخليص
قم بإعداد وطلب سداد EOSB من زيورخ قبل آخر موعد عمل للموظف

التأمين الصحي والتأمين على الحياة
إضافة موظفين جدد إلى التأمين الصحي والتأمين على الحياة
إلغاء عضوية التأمين الصحي والتأمين على الحياة للموظفين الذين تركوا العمل
اجمع المتطلبات وأضف مُعالي الموظفين إلى التأمين الصحي

المهام:
معالجة تعيين الموظفين الجدد وإنشاء معرف SAP وتغييرات الحالة وصيانة البيانات وإنهاء ملف تعريف SAP للموظفين

كشف رواتب
الاحتفاظ ببيانات المنضمين الجدد والمدفوعات حسب تاريخ الانضمام المؤكد
الحفاظ على بيانات التاركين وعناصر الدفع النهائية حسب تاريخ العمل الأخير
الحصول على مدفوعات العمولات ، والخصومات ، والتعويضات عن الانتقال ، والقروض ، والتفاصيل المصرفية ، والوقت بدلاً من ذلك ، والعمل الإضافي ، والرسوم المدرسية ، والمدفوعات الإضافية والخصومات ، إلخ.
دمج جميع مستندات تسجيل كشوف المرتبات وتقديمها إلى أخصائي الرواتب و HRIS في الوقت المحدد

المهام الإدارية العامة:

قم بإعداد الخطابات المطلوبة بما في ذلك. تغيير خطابات العنوان ، والترقيات ، وتمديد العقود ، إلخ.
إعداد وصيانة الملفات الرقمية لموظفي الموارد البشرية / تحميل PeopleDoc
الاحتفاظ بملف New Joiners & Leavers
الاحتفاظ بملف النقل وتحديثه بتكاليف المنضمين الجدد من خارج الدولة
إدارة التقاعد بدولة الإمارات العربية المتحدة ودول مجلس التعاون الخليجي
أداة شراء الموظفين عبر الإنترنت - قم بتحميل قائمة الموظفين على أساس شهري ، وتحديث ملفات تعريف الموظفين بناءً على تغيير التسلسل الإداري ، وتأكيد الاختبار ، وبدء فترة الإخطار ، وما إلى ذلك.
إنشاء ملف تعريف NSI للموظفين الجدد
إرسال استمارات الاختبار إلى المديرين للموظفين الجدد وإعداد خطاب التأكيد
الرد على استفسارات الموظفين حول الموضوعات المتعلقة بمسؤول الموارد البشرية
فحص وتقديم الموافقة المبدئية للفواتير في SAP VIM
طلبات مخصصة من فريق الموارد البشرية



MAIN PURPOSE





The HR Coordinator handles the administrative aspect of the HR Department and provides support in the department's functional areas, which includes onboarding, offboarding, employee records, employee relations and benefits administration.

Onboarding of New Employee

• Prepare new offers and contracts as per HR manager's provided details
• Communicate employment and visa requirements to new joiners upon acceptance of offer
• Collect and check all submitted documents and liaise with PRO for visa / work permit application
• Prepare quota of designations for MOL application
• Coordinate with Tawteen for approval and clearance of new positions
• Prepare all necessary arrangements before arrival of new employee (if applicable), i.e. flight, temporary accommodation, airport pick-up.
• Initiate SAP onboarding and update the online onboarding tool upon completion of manager's equipment requests
• Request settling in-allowance and accommodation cheque for new employee (if applicable)
• Prepare joining date confirmation letters
• Organize monthly Richemont Orientation
  Exit Process for Leavers

• Prepare termination, end of contract letters etc. as requested by HRM

• Communicate exit process to leaving employee and schedule exit process meeting
• Request clearance from different departments for terminated employees
• Prepare final settlement to be signed by HR and the employee
• Liaise with PRO for visa cancellation or transfer
• Request release of final payment once clearance is completed
• Prepare and request EOSB payment from Zurich before employee's last working date
  
  Health and Life Insurance
• Add new joiners to health and life insurance
• Cancel health and life insurance membership of leaving employees
• Collect requirements and add employees' dependents to health insurance
  SAP
• Process new hire and SAP ID creation, status changes, data maintenance and SAP profile termination of employees
  Payroll
• Maintain new joiners data and payments as per confirmed joining date
• Maintain leavers data and final payment elements as per last working date
• Capture commission payments, deductions, relocation reimbursements, loans, bank details, time in lieu, overtime, school fees, additional payments and deductions etc.
• Consolidate all documents of payroll capture and submit to Payroll & HRIS Specialist on time
  General administrative tasks

• Prepare requested letters incl. change of title letters, promotions, extension of contracts etc.
• Prepare and maintain HR employee digital files / PeopleDoc upload
• Maintain the New Joiners & Leavers file
• Maintain and update relocation file with costs for new joiners from outside the country
• UAE and GCC Pension Administration
• Staff purchase online tool - upload staff list on a monthly basis, update employee profiles based on change of reporting lines, probation confirmation, start of notice period, etc.
• Create NSI profile for new employees
• Send probation forms to managers for new employees and prepare confirmation of probation letter
• Respond to employees' inquiries on HR admin related topics
• Check and provide initial approval of invoices in SAP VIM
• Ad hoc requests from HR team

للتقديم اضغط هنا