وظيفة مدير Administrator - شركة Aldar Academies في دبي

[uae_jobs]

تعلن شركة Aldar Academies عن توفر وظيفة مدير Administrator للعمل في دبي




الأدوار والمسؤوليات الحالية

حسابات المياه والكهرباء

يعمل كنقطة اتصال رئيسية مع شركة أبوظبي للتوزيع لجميع حسابات الدار في شركة أبوظبي للتوزيع (في الوصول إلى 3300 حساب الدار
تدقيق كشوف الحساب الشهرية ، وتعيين مشاريعها وإعداد جدول الدفع للتمويل مع تخصيصات التكلفة.
قم بالتوعية بجميع الحسابات النشطة على اسم Aldar وقم بتحديث الرسوم الخاصة بالمشروع المعني وتنبيه تأثيرات تكلفة التنبيه لنقلها إلى الكيانات / المستأجرين المعنيين عند الضرورة.
مسؤول عن التنسيق مع شركة أبوظبي للتوزيع الشخصي لاسترداد المبالغ تجاه أرصدة الحسابات الفردية المغلقة على أساس دوري وتحويل المبالغ المستردة إلى مستحقات حسابات نشطة بالتنسيق مع قسم المالية.
التنسيق مع موظف شركة أبوظبي للتوزيع لتحديد أسباب أي انقطاعات في التيار وحلها والتأكد من اتخاذ الإجراءات المطلوبة بالتنسيق مع الفريق المعني.

خدمات الاتصالات (اتصالات ودو)

مسؤول عن حسابات Aldar Etisalat بالكامل (ما يقرب من 200 حساب نشط ويعمل كنقطة اتصال رئيسية.
يجب توجيه جميع المراسلات الإدارية مع اتصالات (الاتصالات الجديدة ، ووقف الخدمات ، وتجديد النطاق ، والإلغاء وما إلى ذلك) بالتنسيق مع تكنولوجيا المعلومات.
مسؤول عن مراجعات الكشوف الشهرية / الفاتورة ؛ إعداد جدول بيانات يوضح بالتفصيل تخصيصات المشروع والتكاليف وتقديمه للتمويل للدفع والتنبيه بشأن الاختلافات في الفواتير عند ملاحظتها وترتيبها لتصحيحها بالتنسيق مع اتصالات.
قم بالتوعية بالحسابات النشطة وقم بتحديث تكنولوجيا المعلومات التي تم إلغاء الاتصالات غير المطلوبة في الوقت المحدد وتوقف الفواتير.
مسؤول عن توفير تمديد الهاتف في المقر الرئيسي للموظفين ، ومراجعة حالة المكالمة وإنشاء تقارير حول الفواتير الإضافية ، ومراقبة المكالمات الدولية والتأكد من الوصول المقدم بما يتماشى مع إرشادات الموافقة.
رتب جولات ترويجية دورية للبيانات وحزم الأجهزة مع أفضل الأسعار المتاحة للشركات للموظفين الذين ليس لديهم التزام مالي تجاه الدار.

السفر والإقامة

مسؤول عن تقديم جميع مساعدات السفر للمنضمين الجدد وترك الموظفين بما يتماشى مع استحقاقاتهم عند تلقي طلب تخطيط موارد المؤسسات
مسؤول عن توفير التذاكر المتعلقة بالأعمال للموظفين وفقًا لمتطلبات أعمال الدار ولضيوف الموارد البشرية عند تلقي طلب تخطيط موارد المؤسسات المعتمد من فريق محترم بما يتماشى مع سياسة تذاكر العمل.

الموظفين

مسؤول عن الشحنات لجميع المنضمين الجدد / الموظفين الخارجين
مسؤول عن تقييم العروض التجارية ومنح عقد الشحن والتأكد من إجراء المسح المادي من قبل جميع المزايدين الذين يقدمون عروض الأسعار بما يتماشى مع الاستحقاق وفقًا لسياسة الدار.
للتأكد من معالجة جميع طلبات الشحن في غضون أسبوع واحد بعد تلقي طلب تخطيط موارد المؤسسات من الموارد البشرية وأوامر الشراء في الوقت المناسب ، يتم تحديث جميع الشحنات والمستحقات وفقًا لذلك.
تأكد من إتمام أفضل الصفقات والاتفاقية الموقعة مع شركات الطيران الكبرى من خلال شركاتهم الشخصية وأفضل الأسعار المتاحة للشركات يتم الحصول عليها عند إصدار تذاكر العمل.
للتأكد من توزيع متطلبات السفر المتوازنة على كل من وكالات السفر المعتمدة بما يتماشى مع خصومات الشركات.
للتأكد من إجراء جميع أوامر الشراء في الوقت المناسب لجميع تذاكر العمل ويتم تحديث المستحقات وفقًا لذلك
قم بترتيب باقات العطلات المحلية للموظفين مع أفضل الصفقات المتاحة للشركات مع عدم وجود التزام مالي لشركة الدار.
قم بالترتيب لتوفير الإقامة الفندقية للمنضمين الجدد وضيوف الشركة عند تلقي موافقات تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بما يتماشى مع سياسة الإقامة.
توفير أماكن الإقامة المحلية لفريق المبيعات المعار بدوام كامل على النحو المطلوب أثناء مناظر المدينة.

محطات عمل مكاتب المقر الرئيسي ومواقف للسيارات في الطابق السفلي

مسؤول عن ترتيب مكاتب المقر الرئيسي (للمديرين وما فوقهم) ومحطات العمل لجميع موظفي الدار والموظفين المعارين عند تلقي إخطارات النشر من الموارد البشرية.
تخصيص مواقف سفلية لموظفي الدار بما يتماشى مع سياسة مواقف الدار.
مسؤول عن ضمان مسح محطات العمل لأولئك الذين يتركون الموظفين ، وخطوط الهاتف منفصلة ، والتنسيق مع تكنولوجيا المعلومات ، والرقم الداخلي لإلغاء تنشيط الوضع.



مسؤول عن توفير بطاقات وصول الموظفين إلى المقر الرئيسي ومكاتب الموقع ذات الصلة بما يتماشى مع نشر الموارد البشرية والتأكد من إضافة / حذف عمليات الوصول إلى المكاتب المطلوبة عند الضرورة.
تأكد من تزويد جميع الموظفين المعارين / الاستشاريين بوصول إلى المقر الرئيسي للفترة المعتمدة المطلوبة من قبل الموارد البشرية / الإدارات ذات الصلة
مسؤول عن إجراء مقارنة دورية لسجلات بطاقات الوصول مع سجلات إدارة المباني النشطة وترتيب الإلغاء حسب الضرورة.
قم بتوفير بطاقات الوصول للموظفين الذين تم نشرهم بما يتماشى مع طلب الموارد البشرية واحتفظ بسجلات الوصول في جميع الأوقات المحددة وللتأكد من توقف عمليات الوصول عند تسريح الموظف بما يتماشى مع إرشادات الموارد البشرية وجمع بطاقات الوصول وفقًا لذلك.
راقب سجل تسجيل الدخول لبطاقة الوصول وتنبيه الفريق المعني في حالة العثور على وصول غير مصرح به



Current Roles & Responsibilities

• Water & Electricity Accounts

• Acts as main point of contacts with ADDC for all Aldar ADDC accounts (in access of 3,300 Aldar accounts
• Scrutinize the monthly account statements, assign its projects and prepare payment spreadsheet to finance with cost allocations.
• Make awareness on all ACTIVE accounts on Aldar name and update respective project in-charges and ***** cost impacts so as to transfer to respective entities /tenants where deemed necessary.
• Responsible to coordinate with ADDC personal to recover amounts towards balances of individual closed accounts on periodic basis and to transfer the recovered amounts towards dues of ACTIVE accounts in liaison with Finance.
• Coordinate with ADDC personal to identify the reasons of any power disruptions and resolve and to make sure required actions are taken in liaison with concerned team.

• Telecommunication Services (Etisalat and Du)

• Responsible for entire Aldar Etisalat accounts (approximately 200 Active accounts and acts as main point of contact.
• All administrative correspondences with Etisalat (new connections, cessation of services, domain renewals. cancellations etc.) need to be channeled through in liaison with IT.
• Responsible for monthly statement/invoice reviews; spreadsheet preparation detailing project and cost allocations and submittal to finance for payment and ***** on billing discrepancies as and when noticed and arrange to rectify it in liaison with Etisalat.
• Make awareness on ACTIVE accounts and update IT that non-required connections cancelled on time and billing ceased.
• In charge of HQ telephone extension provision to employees, review call status and generate reports on extension wise billing, monitor international calls and make sure of the accesses provided in line with approval guidelines.
• Arrange periodic roadshows for data and device packages with best available corporate rates for employees with no financial commitment to Aldar.

• • Travels & Accommodations

• • Employee Shipments

• • HQ Offices Workstations & basement parking

• • HQ & Site Offices Access Cards

• • Miscellaneous Support

Qualifications

Current Roles & Responsibilities

• Water& Electricity Accounts

• Acts as main point of contacts with ADDC for all Aldar ADDC accounts (in access of 3,300 Aldar accounts
• Scrutinize the monthly account statements, assign its projects and prepare payment spreadsheet to finance with cost allocations.
• Make awareness on all ACTIVE accounts on Aldar name and update respective project in-charges and ***** cost impacts so as to transfer to respective entities /tenants where deemed necessary.
• Responsible to coordinate with ADDC personal to recover amounts towards balances of individual closed accounts on periodic basis and to transfer the recovered amounts towards dues of ACTIVE accounts in liaison with Finance.
• Coordinate with ADDC personal to identify the reasons of any power disruptions and resolve and to make sure required actions are taken in liaison with concerned team.

• Telecommunication Services (Etisalat and Du)

• Responsible for entire Aldar Etisalat accounts (approximately 200 Active accounts and acts as main point of contact.
• All administrative correspondences with Etisalat (new connections, cessation of services, domain renewals. cancellations etc.) need to be channeled through in liaison with IT.
• Responsible for monthly statement/invoice reviews; spreadsheet preparation detailing project and cost allocations and submittal to finance for payment and ***** on billing discrepancies as and when noticed and arrange to rectify it in liaison with Etisalat.
• Make awareness on ACTIVE accounts and update IT that non-required connections cancelled on time and billing ceased.
• In charge of HQ telephone extension provision to employees, review call status and generate reports on extension wise billing, monitor international calls and make sure of the accesses provided in line with approval guidelines.
• Arrange periodic roadshows for data and device packages with best available corporate rates for employees with no financial commitment to Aldar.

• • Travels& Accommodations

• • Employee Shipments

• • HQ Offices Workstations & basement parking

• • HQ & Site Offices Access Cards

• • Miscellaneous Support

Primary Location: AE-AZ-Abu Dhabi

Job: Human Resources

Organization: Talent Transformation

Employee Status: Direct Hire

Job Type: Standard



Responsible to provide all travel assistance to new joiners and leaving employees in line with their entitlement upon receiving ERP request
Responsible to provide business related tickets to employees on Aldar business requirement and for HR guests upon receiving approved ERP request from respected team in line with business tickets policy.
Responsible for shipments for all new joiners / exiting employees
Responsible to evaluate the commercial proposals and award the contract for shipment and make sure physical ****** are conducted by all the bidders who submit quotes in line with entitlement as per Aldar policy.
To make sure all shipment request processed within 1 week after receiving ERP request from HR and POs are made in timely manner for all shipments and accruals are updated accordingly.
Make sure the best deals are done and ag****ent signed with major airlines through their corporate personal and best available corporate rates are obtained when business tickets are issued.
To make sure balanced travel requirements distributed to both approved travel agencies in line with corporate discounts.
To make sure all POs are made in timely manner for all business tickets and accruals are updated accordingly
Arrange domestic holiday packages for employees with best available corporate deals with no financial commitment to Aldar.
Arrange to provide hotel accommodations for new joiners and Company guests upon receiving ERP approvals in line with accommodation policy.
Provide domestic accommodations for the sales seconded FTE team as required during the cityscapes.
Responsible to arrange HQ offices (for directors and above) and workstations for all Aldar and seconded employees upon receiving deployment notifications from HR.
Assign basement parking to Aldar employees in line with Aldar parking policy.
In charge of ensuring the workstations are cleared for those leaving employees, telephone lines detached, coordination made with IT, extension number to deactivate mode.
Responsible to provide employee access cards to HQ and relevant site offices in line with HR deployment and to make sure the required office accesses are added/deleted where deemed necessary.
Make sure all seconded / consultant’s employees are provided with HQ accesses for the requested approved period by HR/relevant departments
Responsible to make periodic com*****on of access cards records with building management active records and arrange to cancel as deemed necessary.
Provide access cards to deployed employees in line with HR request and maintain access records at all given time and to make sure the accesses are ceased upon employee demobilization in line with HR advice and collect the access cards accordingly.
Monitor the access card login history and ***** to the respective team if found non-authorized access attempts to restricted areas/offices.
Responsible to prepare and present budget after obtaining team requirement in liaison with team manager. Preparing it from 2012 onwards.
Responsible to prepare and maintain a detailed database at all given time, briefing employee mobilization and demobilization, GSD collections of access cards, parking cards in time-bound manner.
Provide Admin support to team at all given time where deemed necessary.

Responsible to provide all travel assistance to new joiners and leaving employees in line with their entitlement upon receiving ERP request
Responsible to provide business related tickets to employees on Aldar business requirement and for HR guests upon receiving approved ERP request from respected team in line with business tickets policy.
Responsible for shipments for all new joiners / exiting employees
Responsible to evaluate the commercial proposals and award the contract for shipment and make sure physical ****** are conducted by all the bidders who submit quotes in line with entitlement as per Aldar policy.
To make sure all shipment request processed within 1 week after receiving ERP request from HR and POs are made in timely manner for all shipments and accruals are updated accordingly.
Make sure the best deals are done and ag****ent signed with major airlines through their corporate personal and best available corporate rates are obtained when business tickets are issued.
To make sure balanced travel requirements distributed to both approved travel agencies in line with corporate discounts.
To make sure all POs are made in timely manner for all business tickets and accruals are updated accordingly
Arrange domestic holiday packages for employees with best available corporate deals with no financial commitment to Aldar.
Arrange to provide hotel accommodations for new joiners and Company guests upon receiving ERP approvals in line with accommodation policy.
Provide domestic accommodations for the sales seconded FTE team as required during the cityscapes.
Responsible to arrange HQ offices (for directors and above) and workstations for all Aldar and seconded employees upon receiving deployment notifications from HR.
Assign basement parking to Aldar employees in line with Aldar parking policy.
In charge of ensuring the workstations are cleared for those leaving employees, telephone lines detached, coordination made with IT, extension number to deactivate mode.
Responsible to provide employee access cards to HQ and relevant site offices in line with HR deployment and to make sure the required office accesses are added/deleted where deemed necessary.
Make sure all seconded / consultant’s employees are provided with HQ accesses for the requested approved period by HR/relevant departments
Responsible to make periodic com*****on of access cards records with building management active records and arrange to cancel as deemed necessary.
Provide access cards to deployed employees in line with HR request and maintain access records at all given time and to make sure the accesses are ceased upon employee demobilization in line with HR advice and collect the access cards accordingly.
Monitor the access card login history and ***** to the respective team if found non-authorized access attempts to restricted areas/offices.
Responsible to prepare and present budget after obtaining team requirement in liaison with team manager. Preparing it from 2012 onwards.
Responsible to prepare and maintain a detailed database at all given time, briefing employee mobilization and demobilization, GSD collections of access cards, parking cards in time-bound manner.
Provide Admin support to team at all given time where deemed necessary.



للتقديم اضغط هنا