وظيفة مساعد اداري Administrative Assistant - شركة Confidential في دبي

[uae_jobs]

اعلنت شركة Confidential في دبي عن وظيفة مساعد اداري Administrative Assistant وذلك للعمل في دبي

نظرًا لتزايد الأعمال الجديدة ، يبحث مزود الخدمة الإماراتي الذي يحظى باحترام كبير وراسخ ، ويفتخر بنهجه المهني الذي يركز على العميل ، بنشاط عن مساعد إداري متمرس للانضمام إلى فريقه على الفور لتقديم الدعم لمشاريع العملاء الجارية وعمليات تجارية جديدة.


سيقدم المساعد الإداري مساعدة إدارية كاملة من الألف إلى الياء مع المسؤولية عن جميع المهام والواجبات الإدارية داخل الشركة للسماح بالتشغيل السلس والفعال للعمليات والممارسات التجارية.


سيظهر المرشح المثالي معايير احترافية عالية ، ويكون سريع التعلم قادرًا على الانطلاق بسرعة ، مع القدرة على أخذ زمام المبادرة وتحديد أولويات المهام اليومية. سيكون الدور مؤقتًا في البداية (عقد متجدد لمدة شهر واحد) ولكن قد يؤدي إلى دور دائم للمرشح المناسب.


المتطلبات:

شهادة جامعية أو دبلوم في إدارة الأعمال (يفضل درجة البكالوريوس)
مطلوب خبرة لا تقل عن سنتين في الإمارات العربية المتحدة في دور مماثل
مطلوب خبرة لا تقل عن سنتين في الإمارات العربية المتحدة في مجال العقارات أو إدارة الممتلكات
يفضل خبرة في خدمات الشركات الإماراتية / العلاقات الحكومية / خدمات PRO


المهام الأساسية:

التعامل مع المهام الإدارية العامة للعمليات المكتبية اليومية ؛ بما في ذلك تحضير المستندات ، وفتح / إغلاق الملف (الملفات الصلبة واللينة) ، ومراجعة المستندات / الملفات والتحضيرات ، وإنشاء / تنفيذ قوائم المراجعة
واجبات السكرتارية وإدارة اليوميات وتدوين الدقائق وأنشطة البحث وإعداد التقارير
التصوير / المسح / الإيداع ، ومراقبة المخزون / المخزون والمهام الإدارية العامة
يحافظ على أنظمة حفظ دقيقة ويضمن تحديث جميع الملفات / الأنظمة
يعد / ينظم / ينفذ جميع أوامر العمل والمهام لسائق الشركة / PRO
يرحب بالعملاء بدون حجز مسبق ، ويجيب على المكالمات الهاتفية الواردة والمحادثات الحية
يحافظ على بيئة مكتبية نظيفة ومرتبة
المساعدة في محفظة إدارة ممتلكات الشركة (إعداد عقود الإيجار ، والتفاوض وإنهاء التجديدات ، والاتصال بالملاك والمستأجرين ، وتسجيل / تجديد / إلغاء Ejaris ، وتنظيم / تنفيذ عمليات الفحص والتقارير الخاصة بالسداد / المغادرة ، وإجراء تقارير المخزون ، وترتيب الصيانة / الإصلاح ، تعيين / تنسيق مقاولي الطرف الثالث ، وإرسال إشعار بالبريد الإلكتروني / الخطابات ، إلخ)
التعامل مع مزودي الخدمة والمقاولين الخارجيين (معالجة تسجيلات مرافق العميل ، طلبات الفواتير النهائية / معالجة عمليات استرداد الودائع - مزودي الخدمات (DEWA / Empower / Emicool) ، مزودي خدمات الاتصالات (Du / Etisalat / OSN) ، مزودي الغاز ، إلخ)
دعم فريق العمليات والإدارة من خلال تحميل الحالة المستمر / إدارة العميل - توفير دعم مسؤول المكتب الخلفي لجميع الأطراف المرتبطة


المهارات الأساسية:

مهارات الاتصال اللفظي والكتابي قوية
حل المشاكل؛ القدرة على أن تكون واسع الحيلة واستباقيًا عند ظهور المشكلات
مهارات تنظيمية ممتازة
مهارات تعدد المهام وإدارة الوقت مع القدرة على تحديد أولويات المهام
محترف مع موقف خدمة العملاء
الاهتمام بالتفاصيل والملاحظة والدوافع الذاتية
القدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة سريعة الخطى والعمل تحت الضغط
قدرة فريق العمل
القدرة على التعلم بسرعة واتباع التعليمات
التعامل مع مهام المشروع ومهام البحث

Due to an increase of new business, a highly respected and well-established UAE service provider, who pride themselves on their professional and client focused approach, are actively looking for an experienced Administrative Assistant to join their team immediately to provide support with ongoing client projects and new business operations.


The Administrative Assistant will provide complete A-Z administrative assistance with responsibility for all administrative tasks and duties within the Company to allow the smooth and effective running of business operations and practices.


The ideal candidate will exhibit high professional standards, be a quick learner who is able to hit the ground running, with an ability to take initiative and prioritize daily tasks. The role will be temporary initially (1 month rolling contract) but may lead to a permanent role for the right candidate.


Requirements:

Associate Degree or Diploma in Business Administration (Bachelor’s degree preferred)
Minimum 2 year´s UAE experience in similar role REQUIRED
Minimum 2 year´s UAE Real Estate or Property Management experience REQUIRED
Experience in UAE Corporate Services / Government Relations / PRO Services preferred


Main Duties and Responsibilities:

Handling general admin tasks for day-to-day office operations; including document preparations, file opening/closing (soft & hard files), document/file reviewing and preparations, creating/executing checklists
Secretarial duties, diary management, minute taking, research activities & reporting
Photocopying/scanning/filing, inventory/stock control & general admin tasks
Maintains accurate filing systems & ensures all files/systems are up to date
Prepares/organises/executes all job orders & tasks for the company driver/PRO
Greets walk-in clients, answers incoming telephone calls and live chats
Maintains clean and tidy office environment
Assisting with the Company's property management portfolio (preparing tenancy contracts, negotiating & finalizing renewals, liaising with landlords & tenants, registering/renewing/cancelling Ejaris, organizing/carrying out checkin/checkout inspections & reports, conducting inventory reports, arranging maintenance/repairs, appointing/coordinating 3rd party contractors, sending notice email/letters etc)
Dealing with 3rd party service providers and contractors (processing client utility registrations, final bill requests/processing deposit refunds – utility providers (DEWA/Empower/Emicool), telecom providers (Du/Etisalat/OSN), gas providers etc)
Supporting operations and management team with ongoing case load/client management – providing back office admin support to all associated parties


Key skills, knowledge and abilities

Strong verbal and written communication skills
Problem-solving; ability to be resourceful and proactive when issues arise
Excellent organizational skills
Multitasking and time-management skills with ability to prioritize tasks
Professional with a customer service attitude
Attention to details, observant and self-motivated
Ability to work independently in a fast-paced environment and work under pressure
Teamwork ability
Ability to learn quickly and follow instructions
Handling project assignments and research tasks

للتقديم اضغط هنا