تعلن شركة SwissGulf Partners عن توفر وظيفة
مساعد تنفيذي Executive Assistant للعمل في دبي
مساعد تنفيذي
المدة: دائم
الموقع: دبي ، الإمارات العربية المتحدة
المهارات :
نحن نبحث عن مساعد تنفيذي يتحدث العربية لشركة أجهزة طبية مقرها في دبي. المجموعة لديها عملاء في جميع أنحاء المنطقة وتبحث عن شخص ذكي "يمكنه إنجاز الأمور".
الأدوار والمسؤوليات:
توفير الدعم على المستوى التنفيذي للمدير التنفيذي ويمكن أن يعمل كممثل وموثوق به من مكتب الرئيس التنفيذي مع دعم عالي المستوى في مجال السكرتارية والإدارة والأعمال.
التعامل مع البريد الوارد والمكالمات الهاتفية في سرية ، والمراسلات المباشرة والمقارنة مع الشخص المناسب للحصول على المعلومات المطلوبة.
حضور الاجتماعات لتدوين المحاضر وتوزيعها ومتابعة بنود العمل كممثل للمكتب.
تحضير وإنتاج المستندات باستخدام أحدث تطبيقات Microsoft.
إدارة الوثائق.
إعداد جدول أعمال الاجتماع وتدوين الملاحظات في الاجتماعات.
الاتصال مع مديري الأقسام الآخرين وأصحاب المصلحة الآخرين حول بعض المشاريع.
إنشاء التقارير باستخدام أدوات مختلفة.
تمثيل الشركة في المناسبات وفي بعض الاجتماعات.
حجز الفنادق والرحلات الجوية.
إدارة رسائل البريد الإلكتروني وجداول الاجتماعات.
أداء المهام الأخرى التي قد يتم تكليفها.
المؤهلات :
ما لا يقل عن 5 سنوات من الخبرة الإدارية أو السكرتارية.
الخبرة في العمل في شركة الأجهزة الطبية ميزة إضافية.
مهارات اتصال ممتازة الكتابية والشفوية.
المعرفة في استخدام تطبيقات مايكروسوفت.
القدرة على العمل في بيئة عمل صعبة للغاية.
مرن للعمل حتى بعد ساعات العمل لتنسيق الاجتماعات / إنتاج التقارير.
الاهتمام بالتفاصيل والدقة.
الرغبة في التعلم والنمو مع الشركة.
قادرة على أداء الواجبات الكتابية ، والحفاظ على الملفات والمعلومات السرية ، وتنظيم الوثائق حسب الحاجة.
يجب أن يتمتع بمهارات ترجمة قوية.
يمكن للمرشح المثالي الانضمام على الفور.
سيتم الاتصال فقط قائمة المرشحين المختصرة.
إذا كنت مهتمًا ، يرجى تقديم طلب الآن
Executive Assistant
Duration: Permanent
Location: Dubai, UAE
Skills and Experience:
We are looking for an Arabic Speaking Executive Assistant for a Medical Device company based in Dubai. The group have clients across the region and are looking for an intelligent person who “can get things done”.
Roles & Responsibilities:
- Providing executive level support for the CEO and can work as a representative and trusted right hand of the CEO office with high level secretarial, administration and business support.
- Handling incoming mails and telephone calls in confidentiality, direct correspondence and collate to the suitable person to obtain information required.
- Attend to meetings for minute taking, distribution and follow up on action items as the representative of the office.
- Preparing and producing documents using the latest Microsoft applications.
- Managing documents.
- Preparing meeting agenda and taking down notes in meetings.
- Liaising with other department managers and other stakeholders about certain projects.
- Creating reports using different tools.
- Representing the company in events and in some meetings.
- Booking hotels and flights.
- Managing emails and meeting schedules.
- Performing other tasks that may be assigned.
Job Qualifications:
- At least 5 years of Administration or Secretarial experience.
- Experience working in Medical Device company is a plus.
- Excellent written and verbal communication skills.
- Knowledge in using Microsoft application.
- Ability to work in a very demanding work environment.
- Flexible to work even after working hours to coordinate meetings/produce reports.
- Attention to detail and accuracy.
- Willingness to learn and to grow with the company.
- Able to perform clerical duties, maintaining files and confidential information, organizing documents as needed.
- Should have strong translation skills.
- Ideally candidate can join immediately.
Only shortlisted candidates will be contacted.
If interested please
APPLY now
للتقديم اضغط هنا