تعلن شركة Kingston Stanley عن توفر وظيفة مدير مكتب Office Manager للعمل في دبي


جدول العمل: من 12 ظهرا - 9 مساءا

الراتب: 12000 درهم


المؤهلات :


خبرة عمل ذات صلة لا تقل عن 3 سنوات في إدارة / إدارة المرافق - المكتب الأمامي / المكتب الخلفي
خبرة عملية لا تقل عن 3 سنوات في الإمارات العربية المتحدة
المؤهلات / الخبرة الإضافية في إدارة الفنادق / السفر / قطاع الضيافة ستكون ميزة.
الحد الأدنى من التعليم - يفضل التخرج / الكلية.
اللغة: يجيد القراءة / الكتابة / التحدث باللغة الإنجليزية.
إجادة مهارات مايكروسوفت أوفيس (Word و Excel و Outlook)


الملف الشخصي للعمل:

العمل كنقطة اتصال واحدة لجميع المرافق والمتطلبات الإدارية لمقرنا العالمي في دبي.
إدارة المكتب الأمامي (الاستقبال والتواصل مع العميل وما إلى ذلك) وعمليات المكتب الخلفي
التأكد من أن المنشأة تلبي المعايير العالمية من حيث بيئة عمل نظيفة وآمنة وصحية للموظفين
الإشراف على موظفي التدبير المنزلي وتنفيذ ممارسات التدبير المنزلي / التنظيف الفعالة.
ضمان الصيانة ، والصيانة ، ووقت التشغيل العالي للمعدات المكتبية ، والكهرباء ، وتكييف الهواء ، والنظام الحرج
جدولة والإشراف على جميع أعمال الإصلاح والصيانة والتجديد داخل المنشأة.
إدارة متطلبات السفر للإدارة التنفيذية (حجز طيران / فندق ، تأشيرة ، فوركس ، تفعيل الهاتف المحمول ، إلخ.)
إدارة أي متطلبات عمل مخصصة ، بما في ذلك أي عمل خارجي ، لفريق الإدارة التنفيذية لدينا
ضمان صيانة الكبائن التنفيذية وقاعة الاجتماعات وغرف مجلس الإدارة والإعداد المناسب للاجتماعات والمناسبات
تخطيط القائمة ، وإعدادات F & B لزيارات العملاء وفريق الإدارة التنفيذية في المكتب أو الأماكن الخارجية.
إدارة مخزون المكتب - مراقبة مخزون الأطعمة والمشروبات ، التجديد في الوقت المناسب ، فحوصات النظافة ، إلخ.
إدارة احتياجات القرطاسية والضمانات والطباعة والمواد الاستهلاكية ، بما في ذلك إدارة المخزون والتجديد في الوقت المناسب
التنسيق مع إدارة المباني / المالك / الوكالات الخارجية / الهيئات الحكومية / وكالات إنفاذ القانون لتطبيق أو تجديد التصاريح / التراخيص أو الأذونات أو الموافقات أو أي متطلبات أخرى خاصة.
تحديد الموردين / المقاولين / مزودي الخدمة لمختلف متطلبات الشراء وإصلاحات المكاتب واحتياجات الصيانة.
البحث عن عروض الأسعار والتفاوض وإعداد مقارنات التكلفة والبحث عن الموافقات الداخلية وإصدار أوامر الشراء وما إلى ذلك.
الاحتفاظ بقائمة مراجعة يومية وأسبوعية ونصف شهرية وتقارير شهرية للمهام المتعلقة بالمرافق.
الحفاظ على متتبع الاستهلاك / الإنفاق المتنوع لجميع مجالات العمل.
ضمان المعالجة في الوقت المناسب لجميع مدفوعات البائعين وإدارة المصروفات النثرية للمكاتب
مراقبة مستويات الخدمة لجميع خدمات وعقود المصادر الخارجية. توفر مشاركة الملاحظات مع الخدمة للتحسين
تطبيق أفضل الممارسات والأفكار لتحسين بيئة العمل وجماليات وجودة البنية التحتية ومستويات الخدمة



Working schedule: from 12pm-9pm
Salary : AED 12000


Minimum Qualifications (MUST HAVE):

• Minimum 3 years relevant work experience in Facility Management / Administration – Front office / back office
• Minimum 3 years work experience in UAE
• Additional Qualification / Experience in Hotel Management / Travel / Hospitality sector will be an advantage.
• Minimum Education – Preferably Graduate / College.
• ********: Fluent Read/Write/Speak in English.
• Proficiency in MS Office Skills (Word, Excel & Outlook)

Work profile:

• Working as a single point of contact for all Facilities and Administration requirements of our Global headquarters in Dubai.
• Management of Front office (Reception, Client interfacing etc.) and back office operations
• Ensuring that the facility meets world class standards in terms of a clean, safe, healthy work environment for employees
• Supervision of housekeeping staff and implementation of effective housekeeping / cleaning practices.
• Ensuring maintenance, upkeep and high uptime of office equipment’s, electrical, air conditioning and critical system
• Scheduling and Supervising all repair, maintenance and refurbishments ***** within the facility.
• Managing Travel requirement of Executive Management (Airline /Hotel Booking, Visa, Forex, Mobile activation etc.)
• Managing any ad hoc work requirements, including any outdoor work, of our Executive Management Team
• Ensuring upkeep of executive cabins, meeting room, board rooms and appropriate setup for meetings and events
• Menu planning, F&B setups for clients visits and Executive Management Team in office or external venues.
• Management of Office Pantry - F&B stock monitoring , timely replenishment, hygiene checks etc.
• Managing Stationery, Collaterals, Printing and Consumables needs, including stock management and timely replenishment
• Co-ordinating with Building Management / Landlord / External agencies/ Government bodies/ law enforcement agencies for application or renewal of permits / licenses, permissions, approvals or any other ad hoc requirements.
• Identifying suppliers / contractors / service pr***ders for various purchase requirements, office repairs and maintenance needs.
• ****ing Quotes, negotiating, preparing cost comparatives, ****ing internal approvals, issuance of Purchase orders etc.
• Maintaining Daily, Weekly, Fortnightly checklist and monthly reports for Facilities related tasks.
• Maintaining various consumption / spend tracker for all areas of work.
• Ensuring timely processing of all vendor payments and office petty cash management
• Monitoring Service Levels for all outsources services and contracts. Sharing feedback with service pr***de for improvement
• Implementing best practices and ideas to improve work environment, aesthetics, quality of infrastructure and service levels

للتقديم اضغط هنا