وظيفة منسق شؤون إدارية شاغرة - شركة Stirling Hospitality Advisors براس الخيمة
 

اعلنت شركة Stirling Hospitality Advisors براس الخيمة عن وظيفة منسق شؤون إدارية شاغرة وذلك للعمل في راس الخيمة
المنسق الإداري مسؤول عن توفير الإطار الإداري في "مستشاري الضيافة" في "ستيرلنغ" لتقديم دعم إداري عالي الجودة للمدير العام وأعضاء الفريق الآخرين. بالإضافة إلى ذلك ، مسؤول عن أداء مجموعة واسعة من مهام التحكم في المستندات الكتابية ؛ إدارة الجوانب المختلفة لمراقبة المستندات ، بما في ذلك الأرشفة وتصوير المستندات وتنظيم السجلات وتطوير أنظمة التحكم في المستندات وحفظها. ضمان الإدارة الإدارية السليمة داخل الشركة ومع عملاء الشركة والموردين والمقاولين والاستشاريين في مؤسسات مختلفة بما في ذلك المشاريع المخصصة لشركة RAK Hospitality Holding وجميع الشركات التابعة لها. المساعد مسؤول عن إعداد الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني والعروض التقديمية والتحليل بالتنسيق الوثيق مع الإدارات ذات الصلة وفريق Stirling Hospitality Advisors بالإضافة إلى إدارة التقويمات والاجتماعات والمواعيد الخاصة بهم.




المهام الأساسية:





دعم الإدارة



العمل كشخص نقطة لمهام مدير المكتب بما في ذلك:

الصيانة والبريد واللوازم والمعدات

جدولة الاجتماعات والمواعيد

تنظيم تخطيط المكتب وطلب القرطاسية والمعدات

الحفاظ على حالة المكتب وترتيب الإصلاحات اللازمة

الشراكة مع الموارد البشرية لتحديث وصيانة سياسات المكتب حسب الضرورة

تنظيم العمليات والإجراءات المكتبية

التنسيق مع قسم تكنولوجيا المعلومات على جميع المعدات المكتبية

تأكد من إصدار فواتير لجميع العناصر ودفعها في الوقت المحدد

تقديم الدعم العام للزوار

المساعدة في عملية التوظيف للموظفين الجدد

معالجة استفسارات الموظفين فيما يتعلق بقضايا إدارة المكتب (على سبيل المثال ، القرطاسية والأجهزة وترتيبات السفر)

الإشراف على / أداء أي مهام أخرى فيما يتعلق بالعمليات اليومية بناءً على طلب مدير الخدمات الفنية





2. مراقبة الوثائق



تنفيذ والحفاظ على عمليات وإجراءات مراقبة الوثائق

تطوير وصيانة نظام إدارة الوثائق

إدارة جميع تدفقات المستندات إما في شكل إلكتروني أو على دعم ورقي

ضمان إدارة المستندات وفقًا للإجراءات والمعايير المعمول بها (ترقيم المستندات ، وأشكالها ، وإصدارها ، ومراجعتها ، وإرسالها ، وتسجيلها ، وأرشفتها)

الحفاظ على المستندات الإلكترونية والورقية وإدارتها كما هو مطلوب

معالجة الوثائق الواردة (التسجيل ، التوزيع الداخلي ، الأرشفة)

معالجة الوثائق الصادرة (الإرسال إلى العميل والموردين / الأطراف الثالثة)

ضمان مراقبة وتنسيق وثائق المشروع والبيانات

ضمان استخدام النماذج والقوالب الموحدة

قم بإعداد مجلدات المشروع وتسهيل عملية الاتصال الخاصة بالمشروع

إنشاء وصيانة سجل المستندات الرئيسية

قم بترتيب وإنتاج وتقديم وثائق ضمان الجودة





المؤهلات:



درجة البكالوريوس في الضيافة أو إدارة الأعمال

المؤهلات الإضافية كمساعد إداري أو سكرتير ستكون ميزة إضافية

خبرة مثبتة كمساعد إداري أو مراقب مستندات

معرفة مسؤوليات مدير المكتب والأنظمة والإجراءات

الكفاءة في MS Office (MS Excel و MS Outlook ، على وجه الخصوص)

خبرة عملية في أجهزة المكاتب (مثل أجهزة الفاكس والطابعات)

الإلمام بأدوات جدولة البريد الإلكتروني

مهارات ممتازة في إدارة الوقت والقدرة على تعدد المهام وتحديد أولويات العمل

الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات

مهارات اتصال ممتازة الكتابية والشفوية

مهارات تنظيمية وتخطيطية قوية في بيئة سريعة الخطى

عقل مبدع لديه القدرة على اقتراح التحسينات

شهادة مراقبة الوثائق ميزة

العمل في شركة استشارية يعتبر ميزة إضافية





الخبرة:



خبرة عمل لا تقل عن 4 سنوات مع مهارات إدارة مكتب فنية مثبتة ، مع خبرة سابقة في منطقة الشرق الأوسط.





المهارات:



تواصل جيد

إدارة المستندات الجيدة

مهارات قوية في إدارة الوقت

الشخصية الأخلاقية

التوجه التفصيلي والمنظم

مهارات التعامل مع الآخرين قوية

يجيد اللغة الإنجليزية (كتابيًا وشفهيًا)

The Administrative Coordinator is responsible for providing Administrative framework in Stirling Hospitality Advisors to provide high quality administrative support to the Managing Director and other team members. Additionally, responsible for performing a wide range of clerical document control tasks; managing various aspects of document control, including archiving and document imaging, organizing records and developing document control and filing systems. Ensure sound administrative management within the company and with the Company’s clients, suppliers, contractors, consultants, in different organization including Ad-hoc projects of RAK Hospitality Holding and all its subsidiaries. The Assistant is responsible for preparing letters, emails, presentations, and analysis in close coordination with relevant departments and the Stirling Hospitality Advisors Team in addition to managing their calendars, meetings and appointments.


Key Responsibilities


Administration Support

Serve as the point person for office manager duties including:
Maintenance, Mailing, Supplies and Equipment
Schedule meetings and appointments
Organize the office layout and order stationery and equipment
Maintain the office condition and arrange necessary repairs
Partner with HR to update and maintain office policies as necessary
Organize office operations and procedures
Coordinate with IT department on all office equipment
Ensure that all items are invoiced and paid on time
Provide general support to visitors
Assist in the on-boarding process for new hires
Address employees queries regarding office management issues (e.g., stationery, Hardware and travel arrangements)
Oversee/perform any other tasks in regards to day to day operations as requested by the Director of Technical Services


2.Document Control

Implement and maintain document control processes and procedures
Develop and maintain the Document Management System
Manage all flows of documents either in electronic form or on paper support
Ensure Document Management accordingly to established procedures and standards (documents numbering, formats, issuance, review, dispatch, recording and archiving)
Maintain and manage electronic and hard copy documents as required
Process incoming documentation (registration, internal distribution, archiving)
Process outgoing documentation (transmit to Client and Suppliers / 3rd parties)
Ensure control and coordination of projects documentation and data
Ensure the use of standardized forms and templates
Set up Project folders and facilitate Project communication process
Establish and maintain the Master Document Register
Collate, produce and submit QA Documentation


Minimum Qualifications

Bachelor’s degree in Hospitality or Business Administration
Additional qualification as an Administrative assistant or Secretary will be a plus
Proven experience as an Administrative assistant or Document Controller
Knowledge of office administrator responsibilities, systems and procedures
Proficiency in MS Office (MS Excel and MS Outlook, in particular)
Hands on experience with office machines (e.g. fax machines and printers)
Familiarity with email scheduling tools
Excellent time management skills and ability to multi-task and prioritize work
Attention to detail and problem-solving skills
Excellent written and verbal communication skills
Strong organizational and planning skills in a fast-paced environment
A creative mind with an ability to suggest improvements
Document Control Certification is an advantage
Having worked in a consultancy company will be considered a plus


Minimum Experience

Minimum of 4 years of work experience with proven technical office administration skills, with prior experience in the Middle East region preferred.


Job-Specific Skills

Good communication
Good Document management
Strong time management skills
Ethical personality
Detail orientation and structured
Strong interpersonal skills
Fluent in English (written and verbal)

للتقديم اضغط هنا