وظيفة مراقب مستندات شاغرة - شركة Mott MacDonald بابوظبي
 

اعلنت شركة Mott MacDonald بابوظبي عن وظيفة مراقب مستندات شاغرة وذلك للعمل في ابوظبي

يتم سرد المسؤوليات والواجبات الرئيسية ، على سبيل المثال لا الحصر ، فيما يلي:



تأكد من فحص جميع مستندات المشروع وتقديمها في الوقت المحدد قبل الموعد المحدد لتقديم المستندات

تصنيف المستندات وفرزها وحفظها وحفظها واسترجاعها وفقًا لنظام مراقبة الجودة في مشروع Mott MacDonald.

تلقي جميع المراسلات الواردة ، ومسح وتسجيل جميع الوثائق الفنية الواردة للوثائق الهندسية والمقاول للتسليم

تأكد من أن معالجة المستندات على مدار 24 ساعة يتم تحقيقها والحفاظ عليها

توزيع وحفظ جميع المستندات الهندسية والمقاول أو البائع وفقًا لإجراءات إدارة المستندات وتعليمات العمل

استقبال وتحديث وتخزين طلبات المعلومات (RFI)

القيام بتسليم الوثائق وإغلاقها وأرشفتها

تنفيذ المهام الإدارية مثل الحفظ والنسخ والتجليد والمسح الضوئي وما إلى ذلك حسب الحاجة


المواصفات:

دبلوم في الإدارة أو مجال ذي صلة

يجب أن يكون لدى المرشحين خبرة سابقة في ACONEX

محو الأمية في مجال تكنولوجيا المعلومات (Microsoft Word و Excel و Access) ومهارات لوحة المفاتيح الجيدة أمر لا بد منه

قادر على تنظيم عبء العمل بدقة والاهتمام بالتفاصيل وإظهار القدرة على إعادة توجيه الخطة

القدرة على العمل بمبادرة ذاتية دون إشراف وتحت ظروف ضغط الوقت


نبذه عن الوظيفه:

هدفنا في Mott MacDonald هو تحسين المجتمع من خلال مراعاة النتائج الاجتماعية في كل ما نقوم به ؛ التركيز بلا هوادة على التميز والابتكار الرقمي ، وتحويل أعمال عملائنا ومجتمعاتنا وفرص الموظفين.



المساواة والتنوع والشمول

تعد المساواة والتنوع والشمول (EDI) في صميم منظمتنا. نحن صاحب عمل يتمتع بتكافؤ الفرص ولا نميز ، بل نتخذ خطوات إيجابية نحو خلق بيئة عمل متنوعة وشاملة.



عمل مرن أو سلس

في Mott MacDonald ، ندعم موظفينا لتحقيق التوازن بين العمل والحياة التي تناسبهم ونرحب بالمرشحين الباحثين عن المرونة المهنية. نحن منفتحون على مناقشة العمل المرن في مرحلة المقابلة.



المميزات:



90 يومًا تقويميًا إجازة أمومة مدفوعة الأجر

إجازة سنوية تنافسية

اشتراك سنوي للمؤسسة المهنية

برنامج المكافآت السنوية لأداء الشركة - يخضع لأداء الشركة



حول الوظيفة:

بصفتك مراقب المستندات ، ستدعم مدير المشروع في ضمان صيانة أنظمة إدارة المستندات المناسبة للمشروع


Key responsibilities and duties are listed, but not limited to, the below:

Ensure that all project documents are checked and submitted on time prior to the documents submission due date
Document classification, sorting, filing, archiving and retrieval of documents in accordance with Mott MacDonald project document indexing and filing Quality Control system
Receive all incoming correspondences, scan and register all incoming technical documentation for engineering and contractor deliverable documentation
Ensure that a 24-hour document processing turn-around time is achieved and maintained
Distribute and file all engineering and contractor or vendor deliverable documentation in accordance with document management procedures and work instructions
Receive, update and store requests for information (RFI)
Carry out handover, close-out and archiving of documentation
Carry out administrative tasks such as filing, copying, binding, scanning, etc. as required


Candidate Specification

Diploma in Administration or relevant field
Candidates must have prior experience of ACONEX
IT literacy (Microsoft Word, Excel and Access) and good keyboard skills are a must
Able to organise workload with accuracy and attention to detail and demonstrate ability to forward plan
Ability to work on own initiative without supervision and under time pressure situations


Job Profile



Our Purpose
At Mott MacDonald, our purpose is to improve society by considering social outcomes in everything we do; relentlessly focusing on excellence and digital innovation, transforming our clients’ businesses, our communities and employee opportunities.


Equality, Diversity and Inclusion
Equality, diversity and inclusion (EDI) is at the heart of our organisation. We are an equal opportunity employer and do not discriminate, rather take positive steps towards creating a diverse and inclusive working environment.


Flexible Working
At Mott MacDonald, we support our staff to create work-life balance which works for them and welcome candidates looking for career flexibility. We are open to discussing flexible working at interview stage.


We Can Offer

90 calendar days’ paid maternity leave
Competitive annual leave
An annual professional institution subscription
Annual company performance bonus scheme – Subject to company performance

About the Role
As the Document Controller you will support the Project Manager in ensuring proper document management systems are maintained for the project

للتقديم اضغط هنا