تعلن شركة MIJ INTERNATIONAL عن توفر وظيفة مساعد إداري للموارد البشرية Human Resources Administrative Assistant للعمل في دبي


الدعم الإداري العام

1. توحيد التقارير وإدارة البيانات
2 إعداد المراسلات التجارية والمذكرات
3. ترتيبات سفر العمل - حجز التذاكر والفنادق
4. صيانة الوثائق القانونية - تتبع تواريخ انتهاء الصلاحية
5. الإيداع المنتظم للمستندات الإلكترونية والمطبوعة
6. التنسيق مع مختلف الموردين - الاحتفاظ بسجل للمصروفات الشهرية
7. التنسيق مع مكتب الصيانة
8. مراقبة التسجيل السنوي للمركبة وتجديد التأمين
9. الدفع عبر الإنترنت لفواتير المكتب الشهرية والكهرباء والهاتف والنفقات المكتبية الأخرى ذات الصلة
10. صيانة بوابة المنطقة الحرة - تتبع الضمان المصرفي للمصروفات المتعلقة بالتأشيرة
11. تتبع فواتير الشحن الجوي لشركات البريد السريع
12-التنسيق مع سائق الشركة للمهمة اليومية
13-الإشراف على مساعد المكتب في تنظيف مباني المكاتب
14. تولي مسؤولية توزيع رسائل البريد لصناديق البريد
15. التنسيق مع الحسابات في مختلف المدفوعات - الموردين / الودائع المصرفية إلخ
16. صيانة منطقة الاستقبال

دعم الموارد البشرية / توثيق الموظف

1. صيانة سجل الموظفين
2. إدارة إجازة الموظفين
3. مراقبة الموظف / تطوير تقرير التقدم
4. المشاركة في تعيين الموظفين
5. إنشاء ملف مركزي للموظف لسهولة تتبع تواريخ انتهاء الصلاحية
6. طلب ​​تأشيرة العمل وإلغاء / إعداد المستندات المطلوبة
7. تطبيق مختلف طلبات الاعتماد على بوابة الخط / المنطقة الحرة
8. طلب ​​/ إلغاء بطاقة عمل المنطقة الحرة
9. تجهيز تجديد الرخصة التجارية للشركة
10. إدارة التأمين الطبي للموظفين
11. إصدار إشعار للعملاء بالإجازات الرسمية

.

المهارات الوظيفية:

1. مهارات حاسوبية قوية
2. مهارات اتصال جيدة باللغة الإنجليزية
3. مهارات إدارة الوقت
4. القدرة على تعدد المهام
5. المنظم
6. يمكن أن تعمل بشكل مستقل دون إشراف

علاقات العمل الخارجية

1. وكلاء الشحن
2. المكاتب الحكومية
3. البنوك
4. شركات الطيران
5. الموردين المحليين
6. وكالات السفر

المعرفه

الحد الأدنى من التعليم - درجة جامعية في إدارة الأعمال أو ما يعادلها

الحد الأدنى من الخبرة - 2-4 سنوات خبرة في دولة الإمارات العربية المتحدة في الخدمات العامة المطلوبة. ستكون تجربة جافزا نقطة إضافية.



General Administration Support

1. Reports consolidation and data management
2 Business correspondence & memo preparation
3. Business travel arrangements – ticket and hotel reservations
4. Legal documentations maintenance – tracking expiry dates
5. Systematic filing both electronic and printed documents
6. Coordination with various suppliers – keeping record of monthly expenses
7. Coordination with office maintenance
8. Monitoring of annual vehicle registration and insurance renewal
9. On-line payment of monthly office bills, electricity, phone and other office related expenses
10. Free zone Portal maintenance – tracking bank guarantee for visa related expenses
11. Tracking of airway bills of courier companies
12. Coordinate with company driver for daily assignment
13. Supervise office assistant in cleaning office premises
14. Take charge in distribution of mails for post box
15. Coordinate with accounts in various payments – suppliers/ bank deposits etc
16. Upkeep the reception area

HR Support / Employee Documentation

1. Employee record maintenance
2. Employee leave management
3. Employee probation/ progress report development
4. Staff recruitment participation
5. Creation of employee central file for easy tracking of expiry dates
6. Employment visa application & cancellation/ preparation of required documents
7. Application of various certification request on line / free zone portal
8. Application / cancellation of free zone labor card
9. Processing of company trade license renewal
10. Employee medical insurance management
11. Issuance notification to clients concerning official holidays

.

Functional Skills

1. Strong Computer Skills
2. Good English communication skills
3. Time management skills
4. Ability to multi-task
5. Organized
6. Can work independently with no supervision

Outside Working Relationships

1. Freight Agents
2. Government Offices
3. Banks
4. Airlines
5. Local Suppliers
6. Travel Agencies

Knowledge

Minimum Education – University Degree in Business Administration or equivalent

Minimum Experience – 2-4 years of UAE experience in required general services. Jafza Experience will be a plus point.


للتقديم اضغط هنا