تعلن شركة ShortlistMe عن توفر وظيفة سكرتيرة مكتب Office Secretary للعمل في دبي


بصفتك سكرتيرًا ، ستتحمل مهمة الدعم الكتابي والإداري من أجل تحسين إجراءات سير العمل في المكتب. سوف تساعد الزملاء والمديرين التنفيذيين من خلال دعمهم في تخطيط وتوزيع المعلومات. ستكون النقطة المرجعية لجميع الاستفسارات أو الطلبات أو المشكلات وستكون جزءًا لا يتجزأ من القوى العاملة في الشركة.


المسؤوليات:

الرد على المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها عند الضرورة
إدارة مشتريات الشركة ومستلزماتها
إدارة جدول الأعمال اليومي / الأسبوعي / الشهري وترتيب اجتماعات ومواعيد جديدة
إعداد ونشر المراسلات والمذكرات والنماذج
ملف وتحديث معلومات الاتصال للموظفين والعملاء والموردين والشركاء الخارجيين
دعم وتسهيل استكمال التقارير الدورية
تطوير وصيانة نظام الملفات
تحقق بشكل متكرر من مستويات اللوازم المكتبية وقم بوضع الطلبات المناسبة
قم بعمل ترتيبات السفر
توثيق المصاريف وتسليم التقارير
القيام بواجبات الاستقبال العرضية


المتطلبات:

ثبت خبرة العمل كسكرتير أو مساعد إداري
على دراية بتنظيم المكاتب وتقنيات التحسين
درجة عالية من القدرة على إدارة المهام المتعددة والوقت
مهارات اتصال ممتازة الكتابية والشفوية
النزاهة والكفاءة المهنية
إجادة مايكروسوفت أوفيس
شهادة الدراسة الثانوية



As a Secretary you will assume the duty of clerical and administrative support in order to optimize workflow procedures in the office. You will assist colleagues and executives by supporting them with planning and distributing information. You will be the point of reference for all queries, requests or issues and will be an integral part of the company’s workforce.


Responsibilities:

• Answer phone calls and redirect them when necessary
• Managing company purchases & supplies
• Manage the daily/weekly/monthly agenda and arrange new meetings and appointments
• Prepare and disseminate correspondence, memos and forms
• File and update contact information of employees, customers, suppliers and external partners
• Support and facilitate the completion of regular reports
• Develop and maintain a filing system
• Check frequently the levels of office supplies and place appropriate orders
• Make travel arrangements
• Document expenses and hand in reports
• Undertake occasional receptionist duties

Requirements

• Proven work experience as a Secretary or Administrative Assistant
• Familiar with office organization and optimization techniques
• High degree of multi-tasking and time management capability
• Excellent written and verbal communication skills
• Integrity and professionalism
• Proficiency in MS Office
• High school diploma

للتقديم اضغط هنا